W firmie musi obowiązywać zasada:
Poufność = bezpieczeństwo danych
Działy kadr w przedsiębiorstwie zawsze były otoczone pewną tajemnicą, tutaj bowiem przechowywano poufne informacje o zarobkach, tutaj dopełniono formalności związanych z decyzjami personalnymi, zwolnieniami, przyjęciami, awansami i przeszeregowaniami, tutaj gromadzono w indywidualnych teczkach dane na temat pracowników, nie tylko dyplomy i zaświadczenia z innych miejsc pracy, ale także kary i nagrody, zwolnienia lekarskie, wymówienia z powodów merytorycznych, strukturalnych czy np. dyscyplinarnych. Bezpieczeństwo danych kadrowych jest więc jednym z podstawowych warunków działania firmy także i w nowoczesnym, zinformatyzowanym systemie zarządzania.
Nowoczesne systemy informatyczne służące polityce kadrowej zapewniają nabór i dobór kadr bez żmudnej pracy papierkowej, która była cechą tradycyjnych działów kadr. Oczywiście, każdy kandydat składa wymagane dokumenty, dyplomy, życiorys, świadectwa pracy, świadectwo zdrowia itd., jednak jego dane po wprowadzeniu do systemu informatycznego przedsiębiorstwa są już bezstronnie katalogowane i oceniane, znika tak brzemienna dla wielu decyzji personalnych protekcja. Nowoczesny zinformatyzowany system kadrowy pozwala wyłonić rzeczywiście najlepszych w danej firmie, przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Warto podkreślić trzy cechy systemu kadrowo-płacowego znajdującego się w pakietach oprogramowania Oracle HRMS. Są to:
1. Elastyczność tego systemu, możliwość jego dostosowania praktycznie do każdej struktury organizacyjnej firmy, a także możliwość wprowadzania zmian w zależności od potrzeb klienta i np. wprowadzania w życie nowych przepisów prawnych, podatkowych itd.
2. Wydajność systemu, który może obsługiwać zarówno średnie firmy, jak i duże przedsiębiorstwa. Świadczą o tym choćby już wdrażane systemy Oracle HMRS w spółce Agora, Banku PEKAO SA i PZU Życie.
3. Bezpieczeństwo danych osobowych.
Poprawki w aktach
Kiedy kandydat stanie się już pełnoprawnym pracownikiem, otwiera mu się także dostęp do systemu informatycznego, w tym do jego części kadrowej. Ten zwyczaj samoobsługi, coraz bardziej powszechny w nowoczesnych firmach na Zachodzie, zapewne niebawem stanie się standardem w naszym kraju. Skłonią nas do tego europejskie standardy organizacyjne i informatyczne systemy zwane w skrócie HRMS (zarządzania zasobami ludzkimi). Np. system Oracle HRMS, który wchodzi w skład zintegrowanego zestawu aplikacji biznesowych o nazwie Oracle E-Business Suite, zawiera właśnie takie moduły samoobsługowe, które pozwalają pracownikowi samodzielnie aktualizować dane osobiste, występować tą drogą o urlopy, składać wnioski o delegację, informować o zwolnieniach lekarskich i innych nieobecnościach.
Pracownik firmy wykorzystującej systemy HRMS może sobie otworzyć własną (jednak tylko własną) stronę personalną, gdzie zobaczy nie tylko aktualną informację o swoich zarobkach z dodatkami i potrąceniami, ale będzie także mógł uzupełnić dane w swojej „teczce”, np. poinformować zakład o zdobytych świeżo kwalifikacjach, ukończonych studiach itp., które mogą w przyszłości decydować o awansie, a więc i podwyżce uposażenia. Dzięki samoobsłudze kierownictwo firmy może się natychmiast dowiedzieć o zmianach w życiu pracownika, np. o powiększeniu się rodziny, ślubie…
Aplikacja Oracle Human Resources daje pewność, że dane są prawidłowe i aktualne. Kierownictwo firmy dzięki niej może przeglądać wszystkie złożone przez pracownika dokumenty, jego dyplomy i referencje, ale też np. zeskanowane rachunki delegacyjne, opłaty za hotele, bilety itd. Tą drogą najszybciej można wystąpić o przyznanie urlopu i otrzymać akceptację przełożonych.
W Polsce systemy kadrowe Oracle wdrażane są w kilku dużych instytucjach, np. banku PEKAO SA, PZU Życie, Giełdzie Papierów Wartościowych i spółce Agora, która m.in. wydaje „Gazetę Wyborczą”, jest też właścicielem kanału telewizyjnego Canal+ i stacji radiowej TOK FM. Systemy te stosowane są też w firmie „autora”, czyli w Oracle Polska, której pracownicy na sobie testują wszystkie zalety i wady systemu.
Dokonując zakupu oprogramowania do zarządzania kadrami, firmy zaczynają zwykle informatyzację od działów kadr i płac, a następnie rozbudowują system zwany Human Resources, czyli zasobów ludzkich z uwzględnieniem pełnej wiedzy o pracowniku. Na tym etapie można już wykorzystywać moduły samoobsługowe.
W instytucji prasowej – dużej gazecie ze sporą liczbą dziennikarzy, korespondentów krajowych i zagranicznych, ze skomplikowanym systemem wynagrodzeń i rozliczania się pracowników z firmą – można dopiero w pełni ocenić przydatność zintegrowanego systemu zarządzania kadrami. Np. dziennikarz, który oprócz stałego wynagrodzenia (pensji) otrzymuje w każdym miesiącu wierszówkę w innej wysokości, pobiera też zaliczki na delegacje, rozlicza rachunki w różnych walutach, kupuje bilety na różne środki lokomocji, przebywa w zagranicznych hotelach, korzysta z licznych usług (taksówek itp.), wymagałby sporej liczby pracowników rachuby i kadr. Dzięki nowoczesnemu systemowi HRMS czynności te ulegają znacznemu uproszczeniu i przyśpieszeniu, zaś efekt ostateczny w postaci wynagrodzenia przyznanego dziennikarzowi pozwala uniknąć niejasności i pomyłek.
Pakiet dla małych
i średnich firm
System kadrowo-płacowy Oracle dostępny jest również w pakiecie zwanym FastForward, który gwarantuje stałą, względnie niską cenę, ale także maksymalnie krótki czas wdrożenia (80 dni roboczych). Firma nabywa w ten sposób moduł zarządzania płacami i sprawozdawczością, a więc komputerowe naliczanie płac i spełniające wymogi obowiązujących przepisów odliczenia na ZUS, raporty dla GUS i urzędów skarbowych. W aplikację wpisana jest także
np. lista województw i kas chorych, co pozwala rozliczać także usługi medyczne dla pracowników, zwolnienia chorobowe itd.
Niezależnie od tego, że część kadrowo-płacowa firmy jest tworzona w dużej mierze dzięki samoobsłudze, to jednak indywidualne warunki płacy i pracy oraz podstawowe dane osobowe są nadal informacją poufną, do której mają dostęp tylko sam pracownik, jego bezpośredni przełożony oraz kadrowiec. Dane wprowadzone do systemu komputerowego firmy powinny być zatem starannie zabezpieczone, czego wymagają zresztą przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i dobre obyczaje.
Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy