Cyfrowe wykluczenie myślenia, czyli…
Koszt dysku 500 GB, na którym zmieści się co najmniej 50 mln jednostronicowych dokumentów, to dziś ok. 250 zł, a więc niewielka część kosztu wytworzenia i przechowywania dokumentów papierowych. Czy stać nas na odrzucenie cyfryzacji?
W ostatnich latach niemal na każdym poziomie struktury administracji publicznej uruchomiono wiele projektów informatycznych. Pomimo postępu w ich realizacji, często słychać postulaty, aby najpierw usunąć absurdy w administracji, a dopiero potem informatyzować jej organy. Trudno z tą tezą się nie zgodzić, wyłącznie bowiem nowoczesny ład korporacyjny i kultura organizacyjna mogą przyczynić się do usprawnienia działań administracji publicznej.
Fakt, że dzisiaj urzędy nie świadczą zintegrowanych usług drogą elektroniczną, powoduje, że obywatel sam musi pilnować swoich spraw, nie zaś urząd, w którym urzędnik zajmuje się tylko ściśle określonym zadaniem cząstkowym. Przykładowo, chcąc wybudować dom lub magazyn na potrzeby prowadzonego biznesu, to my musimy dokładnie wiedzieć, jakie pozwolenia są wymagane, w jakiej kolejności i do których urzędów powinniśmy się zwrócić oraz jakie dokumenty dostarczyć, a także z jakimi podmiotami musimy współpracować, aby zbudować obiekt. Zupełnie naturalne wydaje się stworzenie centralnego punktu w sieci, realizującego zintegrowane elektroniczne usługi dla obywateli i przedsiębiorstw, gdzie dostępni byliby dostawcy usług administracji samorządowej i rządowej, usług notarialnych, a także innych, niezbędnych do pełnego przeprowadzenia danego procesu biznesowego.
Jeśli organy administracji nie zmienią swojej organizacji oraz zachowań biurokratycznych i nie zaczną działać jak przedsiębiorstwa, to sama informatyzacja i związane z nią olbrzymie środki unijne na finansowanie projektów teleinformatycznych niczego nie zmienią. W żaden sposób nie wpłynie ona na zaspokajanie potrzeb obywateli, wynikających ze współżycia ludzi w społecznościach, a tym samym na jakość funkcjonowania administracji, od której w dużym stopniu zależy efektywność gospodarki i jej atrakcyjność dla inwestorów.
Pomimo dostępności wielu rozwiązań umożliwiających elektroniczne przetwarzanie danych polska administracja wciąż jest zorganizowana w taki sposób, by gromadzić, przesyłać i przechowywać dokumenty papierowe. Specjalizacja poszczególnych urzędów i ich podział na departamenty, wydziały, komórki itd. sprawiają, że w administracji góruje materialna postać dokumentów. Dominujący papierowy przepływ informacji pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego w całym kraju a administracją samorządową i rządową uniemożliwia sprawną koordynację działań państwa, a tym samym skuteczną, szybką i przyjazną obsługę obywateli i przedsiębiorstw. Każdy z urzędów w administracji ma swój ściśle określony zakres odpowiedzialności i swój regulamin postępowania, a także swoje wzory dokumentów. Na niemal 2,5 tys. gmin przypada pewnie tyle samo różniących się szczegółami bez znaczenia formularzy, takich jak: podatek od nieruchomości, wniosek o wycięcie drzew czy też wniosek o zatwierdzenie projektu podziału działki. W skali kraju takie rozwiązanie przynosi zupełnie niepotrzebne koszty tworzenia i przechowywania tych dokumentów. Czy nie bardziej optymalnym finansowo rozwiązaniem byłoby stworzenie centralnego repozytorium wszystkich formularzy i standardowych pism obowiązujących w całej administracji, z których mogliby korzystać obywatele i przedsiębiorcy?
Przyglądając się procesowi wdrażania nowoczesnych technologii w polskiej administracji, ma się wrażenie, że niewątpliwie dotarło do naszego kraju pojęcie e-administracja, jednak jak dotąd nie znalazło to żadnego odzwierciedlenia w praktyce: w tym, z czego może korzystać każdy z nas. Na dowolnym etapie załatwiania spraw w organach administracji albo żąda się od nas informacji, które znajdują się w rejestrach publicznych, takich jak: PESEL, CEPiK, REGON, KRS i które urzędnicy powinni sobie sami sprawdzać, albo wymaga się podawania danych, które są absurdalne z punktu widzenia podjętej sprawy. Przykładowo urząd skarbowy nierzadko wymaga złożenia kopii potwierdzenia numeru REGON ujętego w rejestracji podatkowej, podczas gdy mógłby drogą urzędową (także elektroniczną) potwierdzić ten numer bezpośrednio w urzędzie statystycznym. We wniosku o zameldowanie wymaga się informacji o wykształceniu i stanie cywilnym – ciekawe po co? Być może po to, aby zapełnić całkowicie zbędnymi informacjami i tak już przepełnione bazy danych.
Dopiero po uporządkowaniu listy zadań organów państwa w sposób eliminujący ich powtarzalność, nadmiarowość i niespójność możliwe będzie przeprowadzenie sprawnej informatyzacji. Pozwoli to obniżyć koszty funkcjonowania administracji, stworzyć uporządkowaną, przejrzystą i optymalną strukturę działania organów państwa, zlikwidować zbędne czynności wykonywane przez urzędników. Wprowadzenie zintegrowanych rozwiązań i usług elektronicznych dla obywateli oraz przedsiębiorstw powinno wycofać konieczność noszenia ze sobą teczki dokumentów przy załatwianiu niemal każdej sprawy, co wynika z braku jakiejkolwiek komunikacji urzędów między sobą, ponieważ ustawodawca nie przewidział tego w przepisach.
Autorka jest radcą prawnym. Była wiceministrem spraw wewnętrznych i administracji w rządzie Włodzimierza Cimoszewicza. Kandyduje do Sejmu z listy SLD w okręgu okołowarszawskim nr 20, obejmującym powiaty: grodziski, legionowski, nowodworski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński.
Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy