W drogę bez gotówki!

Autor: Przegląd | 29 kwietnia, 2002

Nowoczesność na stacjach benzynowych, czyli karta paliwowa narzędziem kontroli taboru samochodowego w firmie

Opłacanie zakupów paliwa kartą nie jest już dziś w Polsce niczym niezwykłym, ale posługiwanie się kartami paliwowymi jako uniwersalnym narzędziem do płacenia, a zarazem kontroli taboru samochodowego w przedsiębiorstwie jest już najnowszą zdobyczą technik informatycznych. Taką usługę dla wszystkich flot samochodowych oferuje zinstytucjonalizowanym klientom Polski Koncern Naftowy ORLEN SA.
Program FLOTA POLSKA wprowadzają u siebie firmy posiadające samochody dostawcze, osobowe lub inne środki transportu, którymi kierowcy, akwizytorzy, ajenci, przedstawiciele dostawcy itd. podróżują po kraju. Mogą to być np. wyspecjalizowane firmy spedycyjne i produkcyjne, handlowe, usługowe, a nawet instytucje publiczne: urzędy, banki, biura, przedstawicielstwa dyplomatyczne. Opłacalność posługiwania się tymi kartami zaobserwowały nawet firmy dysponujące niewielką liczbą pojazdów.
Aby korzystać z dobrodziejstwa programu FLOTA, wyposaża się pracowników w specjalne karty umożliwiające wygodne, bezgotówkowe zakupy na stacjach paliw, ale także pozwalające na bieżąco analizować wydatki na zakup paliw i niezbędnych akcesoriów samochodowych.
PKN ORLEN SA – po raz pierwszy w branży paliwowej na polskim rynku – zastosował nowoczesną technologię mikroprocesorową, stwarzającą większe możliwości zapisywania i przetwarzania danych niż powszechnie stosowane na rynku kart paliwowych paski magnetyczne.
KARTY FLOTOWE mają wbudowany mikroprocesor, w którym zapisuje się wiele danych i dlatego stanowią podstawę prostego w obsłudze, przyjaznego i przynoszącego korzyści ekonomiczne systemu tankowania paliw i obsługi drogowej. Dzięki kartom flotowym i zawartym w nich informacjom można też szybciej i łatwiej kontrolować działalność logistyczną całej firmy, a w szczególności koszty związane z utrzymaniem taboru samochodowego.

Czy z kartą warto?
Wdrożenie Systemu Kart Stałego Klienta PKN ORLEN SA z wykorzystaniem zaawansowanych technologii stało się koniecznością wobec rosnących potrzeb i oczekiwań klientów z jednej strony, zaś z drugiej – podyktowane było specyfiką branży i realiami polskiej sieci teleinformatycznej.
Oczywiście, najważniejszą zaletą stosowania kart flotowych jest WYGODA, bo kierowcy kupują paliwo bez gotówki, a firma nie traci czasu na rozliczanie pobranych przez nich zaliczek, za to otrzymuje z PKN ORLEN SA dwie faktury zbiorcze w miesiącu – za okres od 1 do 15 dnia miesiąca i za okres od 16 do ostatniego dnia miesiąca. Prócz paliwa (cztery rodzaje plus gaz płynny) i produktów pozapaliwowych (obecnie dostępne jest siedem grup) posiadacz karty może korzystać z innych usług (myjnia i odkurzacz) w sieci stacji PKN ORLEN SA. Warto dodać, że firmy przystępujące do programu FLOTA otrzymują karty wraz z obsługą bezpłatnie.
Innym atutem dla korzystających z programu FLOTA jest wzrastająca liczba stacji PKN ORLEN SA oznaczonych logo FLOTA. Obecnie karty flotowe honorowane są na 1440 stacjach.
Równolegle z wdrażaniem programu FLOTA na stacjach paliw PKN ORLEN SA rozpoczął się proces standaryzacji obsługi transakcji z użyciem typowych bankowych kart płatniczych. Na terminalach PKN ORLEN SA akceptowana jest większość dostępnych kart płatniczych, a na wybranych stacjach można również dokonywać transakcji z użyciem paliwowych kart innych sieci: DKV, UTA, EuroShell.
Firma przystępująca do programu i wyposażająca swoich pracowników w karty FLOTA może dokonywać ścisłej kontroli wydatków wszystkich kierowców dzięki zaprogramowaniu na karcie limitów: np. liczby dziennych wizyt na stacjach, ilości i rodzaju tankowanego paliwa, wartości produktów i usług. Kontroli floty pojazdów można dokonywać przez Internet i pocztą elektroniczną. Również księgowość firmy może otrzymywać pocztą elektroniczną raporty potrzebne do rozliczenia poszczególnych pojazdów.

Zakupy pod kontrolą mikroprocesora
Mikroprocesor (chip), w który zaopatrzone są karty flotowe, to obecnie jedno z najpewniejszych na polskim rynku zabezpieczeń kart płatniczych.
Dzięki możliwościom mikroprocesora dane o flocie mogą być przechowywane bezpośrednio na karcie, a dostępu do nich chroni poufny kod identyfikacyjny PIN, znany jedynie użytkownikowi.
Mikroprocesor pozwala na dowolne programowanie kart flotowych zgodnie z życzeniem i potrzebami. Umożliwia też wprowadzanie dodatkowych informacji, np. numeru konta firmy do księgowania transakcji flotowych, a nawet stanu licznika kilometrów w pojeździe, co daje możliwość bardzo dokładnej kontroli przebiegu trasy każdego samochodu. W karcie można uruchomić opcję obligującą kierowcę do podawania przy każdym tankowaniu stanu licznika kilometrów.
PKN ORLEN SA oferuje dwa rodzaje kart flotowych:
nkartę typu S – wystawianą, na numer rejestracyjny pojazdu
nkartę typu K – wystawianą imiennie na kierowcę.

Wirtualny menedżer
Firmy, które przystąpiły do programu FLOTA, uzyskują nowoczesne, wirtualne narzędzie do zarządzania taborem samochodowym bez konieczności wychodzenia z biura! Wszystko widać na ekranie komputera.Trze-ba w tym wypadku skorzystać z interaktywnych stron specjalnie utworzonego portalu: www.portal.orlen.pl. Po wprowadzeniu indywidualnego hasła można w każdej chwili uzyskać informacje o transakcjach swojej floty. Korzystając z interaktywnych raportów, właściciel firmy lub upoważniony pracownik dowiaduje się na przykład, ile kilometrów przejechał kierowca w danym czasie, na jakiej stacji i za ile tankował, ile średnio zużył paliwa.
System umożliwia wyszukiwanie transakcji flotowych w sposób przedmiotowy, czyli przez wpisanie numeru rejestracyjnego pojazdu, oraz podmiotowy – przez wprowadzenie danych kierowcy, a jednocześnie według czasu transakcji.
Internetowe raporty dostępne firmom zarejestrowanym w portalu są aktualizowane co 24 godziny i dostępne w plikach umożliwiających szybkie pobranie do komputera. Bezpieczeństwo danych floty gwarantuje kilkustopniowy system zabezpieczeń. Atutem portalu jest również interaktywna mapa stacji paliw PKN ORLEN SA, która pozwala na wirtualne planowanie tras przejazdu przez Polskę.
Jak zatem widać, dzięki przystąpieniu do programu FLOTA właściciel firmy może każdego dnia śledzić trasy wszystkich swoich samochodów, mieć wgląd w dokonywane przez kierowców zakupy paliwa i innych towarów na stacjach PKN ORLEN SA. Może też z wyprzedzeniem planować sposób korzystania z kart flotowych przez tych, którzy otrzymają je w przyszłości. Wszystko to umożliwia nowoczesna technika informatyczna.
Wszystko trzeba robić tak prosto, jak tylko jest możliwe, ale nigdy prościej – te słowa wielkiego fizyka, Alberta Einsteina, dobrze ilustrują poczynania PKN ORLEN SA na polskim rynku paliwowym. Prócz systemu kart flotowych dla firm eksploatujących samochody PKN ORLEN SA proponuje także paliwowe karty przedpłacone, które mogą być atrakcyjnym giftem, upominkiem promocyjnym wręczanym np. stałym klientom, zwycięzcom plebiscytów, konkursów organizowanych przez firmę lub po prostu wyróżniającym się pracownikom. Główną cechą tych kart jest możliwość centralnego załadowania mikroprocesora karty jednorazowym limitem kwotowym (w PLN), uprawniającym do zakupu paliw na stacjach. Poza tym karta ta posiada wszystkie cechy karty flotowej, tj. nowatorstwo, ochrona PIN-em, możliwość uzyskania raportu itd.
Oprac. BT

FLOTA PRZEZ INTERNET

Karty flotowe wydawane są na podstawie wniosku adresowanego do Działu Sprzedaży Kart Flotowych lub do jednego z 11 regionalnych biur handlu detalicznego PKN ORLEN SA. Firmy zalogowane na portalu www.portal.orlen.pl mogą zamawiać karty również przez Internet
Materiały informacyjne o programie FLOTA znajdują się na stacjach paliw PKN ORLEN SA. Można je też otrzymać pocztą lub drogą elektroniczną (e-mail). Formularz wniosku oraz niezbędne informacje o kartach flotowych znajdują się pod adresem www.portal.orlen.pl lub na stronach www.orlen.pl (ikona „Usługi” – stacje paliw).
Posiadacze poczty elektronicznej mogą otrzymać specjalny program komputerowy, który umożliwia wygodne wypełnienie wniosku i szybkie odesłanie do PKN ORLEN SA, ale wniosek można też wysłać pocztą lub faksem.
Poczta elektroniczna umożliwia też szybką i pełną informację o kosztach paliwa i przebiegu pojazdów. Zamiast stosu rachunków za paliwo, usługi samochodowe i akcesoria oferuje się system rozliczeń oparty na prostych do księgowania dokumentach, wysyłanych właśnie drogą elektroniczną (e-mail) lub standardowo pocztą. Firma otrzymuje raporty zbiorcze z podziałem na samochody osobowe i ciężarowe, co ułatwia księgowanie i odliczanie podatku VAT.
Ponadto co miesiąc firma otrzymuje raport z wykazem wszystkich transakcji dokonanych przez daną flotę, który zawiera:
– numery kart flotowych, na które dokonano zakupu,
– numery rejestracyjne pojazdów,
– nazwy zakupionych produktów,
– numery poszczególnych transakcji flotowych,
– numery i adresy stacji paliw, na których przeprowadzono transakcje,
– daty księgowania,
– daty i dokładny czas przeprowadzenia poszczególnych transakcji,
– stan licznika pojazdu w momencie zakupu na kartę flotową,
– ilość i cenę zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług,
– wartość poszczególnych transakcji brutto i ich sumę,
– informację o ewentualnym opuście lub prowizji z tytułu przedłużonego terminu płatności.
Aktualna lista stacji paliw honorujących karty flotowe znajduje się na stronach internetowych PKN ORLEN SA: www.orlen.pl (ikona „Usługi” – stacje paliw), www.portal.orlen.pl

Informacji o kartach flotowych udzielają:

Polski Koncern Naftowy ORLEN SA
Dział Sprzedaży Kart Flotowych
ul. Chemików 7, 09-411 Płock,
tel.: (0-prefiks-24) 365-25-05,
faks: (0-prefiks-24) 365-55-33
e-mail: flota@orlen.pl
www.portal.orlen.pl

Regionalne biura handlu detalicznego PKN ORLEN SA i podległe im placówki:
Białystok – 15-950, ul. Ogrodowa 31,
tel.: (0-prefiks-85) 740-72-11,
faks: (0-prefiks-85) 741-63-04
Gdańsk – 80-830, ul. Długi Targ 30,
tel.: (0-prefiks-58) 323-23-19,
faks: (0-prefiks-58) 320-31-16
Katowice – 40-932, ul. Warszawska 33,
tel./faks: (0-prefiks-32) 206-80-36
Kielce – 25-367, pl. Wolności 10,
tel.: (0-prefiks-41) 344-50-11 do 15, w. 131,
faks: (0-prefiks-41) 344-55-26
Lublin – 20-017, ul. Narutowicza 63,
tel.: (0-prefiks-81) 534-52-44,
faks: (0-prefiks-81) 532-47-33
Kraków – 31-120, al. Mickiewicza 45,
tel.: (0-prefiks-12) 633-54-75,
faks: (0-prefiks-12) 633-41-09
Łódź – 90-613, ul. Gdańska 70,
tel.: (0-prefiks-42) 630-19-21,
faks: (0-prefiks-42) 633-62-69
Olsztyn – 11-041, Gutkowo 54,
tel.: (0-prefiks-89) 524-38-17, tel./faks: (0-prefiks-89) 524-38-10, 524-38-40
Nowa Wieś Wielka k. Bydgoszczy – 86-060, ul. Przemysłowa 1,
tel.: (0-prefiks-52) 581-13-09,
faks: (0-prefiks-52) 581-12-35
Poznań – 61-023, ul. Średzka 10/12,
tel.: (0-prefiks-61) 873-68-39,
faks: (0-prefiks-61) 873-68-01
Szczecin – 70-952, ul. gen. L. Rayskiego 29,
tel.: (0-prefiks-91) 433-03-68,
faks: (0-prefiks-91) 433-57-82,
Warszawa – 00-950, ul. Łopuszańska 28,
tel.: (0-prefiks-22) 868-82-08,
faks: (0-prefiks-22) 868-82-10
Wrocław – 50-950, ul. Kołłątaja 15,
tel.: (0-prefiks-71) 374-63-58,
faks: (0-prefiks-71) 374-63-64