Elektroniczny biznes

Jak można pomóc skomputeryzowanemu przedsiębiorcy? Jakie powinno być oprzyrządowanie komputerowe współczesnej firmy?

Dziś trudno sobie wyobrazić firmę bez komputera. Instytucje regulujące działalność gospodarczą starają się skłonić przedsiębiorców do przejścia na komputerowy system rozliczania np. podatków, składek ubezpieczenia społecznego. O wpłaty za pośrednictwem łączy elektronicznych dopomina się coraz głośniej ZUS, coraz to więcej banków zachęca do szybszej i wygodniejszej obsługi w systemie łączności elektronicznej. Wielcy producenci oprogramowania biznesowego przygotowali wiele propozycji, by z pomocą mediów elektronicznych prowadzić w firmie marketing, sterować produkcją, sprzedażą, kontaktować się z partnerami i klientami. Nie ma już dziedziny, której nie dosięgłaby komputeryzacja.

Tworzenie biura bez papieru

Wszystkie czynności księgowe, finansowe, projektowe, które w tradycyjnej formie wymagały sporządzania wielu pism, zarządzeń, tabel, statystyk itp., można realizować bez użycia kawałka papieru i zapisywać w pamięci komputerowej. Rachunki, arkusze, faktury, polecenia przelewu, wyciągi, raporty, a nawet zestawienia i analizy można, oczywiście z użyciem drukarki, przelewać na papier i gromadzić w teczkach i segregatorach, ale nie jest to konieczne. Sprawnie działające łącza inter/intra-netowe wyślą nasze rachunki i oferty do tych odbiorców, którzy są podłączeni do sieci, ale połączą nas również z tymi, którzy dysponują jedynie telefonem, faksem albo adresem pocztowym. Współczesne elektroniczne książki telefoniczne (np. najnowsze wydanie Polskich Książek Telefonicznych na CD-ROM-ie, które mieści w sobie dane z kilkudziesięciu drukowanych tomów regionalnych książek telefonicznych, w sumie ponad 740 tys. abonentów) nie tylko pozwalają wyszukać w ciągu kilku sekund numer telefonu oraz adres i kod pocztowy dowolnej firmy w całym kraju, ale po kliknięciu myszą w odpowiednie okienko same połączą nas z wybranym numerem, albo i wydrukują naklejki, które można umieścić na zwykłej kopercie.

Podgląd do banku

Na razie tylko nieliczne banki uruchomiły usługi elektroniczne dla swoich klientów. Przeważnie oferują one sprawdzanie stanu konta, dokonywanie przelewów międzybankowych i płacenie składek ZUS oraz innych rachunków. Niektóre łączą korzystanie z dobrodziejstwa dostępu do własnego konta za pośrednictwem komputera z możliwością dokonywania zakupów w wybranym, wielobranżowym sklepie internetowym. Wówczas odpada część utrudnień związanych z płaceniem za towar, bo należności potrąca się bezpośrednio z konta, a nie za pośrednictwem karty kredytowej.
Bardzo interesująco wygląda np. usługa oferowana małym i średnim firmom przez Raiffeisen Bank Polska SA. Bez konieczności udawania się do placówki banku można m.in. realizować płatności i pobierać wyciągi. Posiadacz pakietu R-Expres może w prosty sposób dysponować rachunkami bankowymi z domu lub firmy. Oferowany przez Bank pakiet oprogramowania pozwala na import zleceń płatniczych, wygenerowanych przez programy finansowo-księgowe lub kadrowo-płacowe, jeśli taką funkcję w programach zaimplementowano. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu oraz pracy związanej z ręcznym wprowadzaniem dużej liczby zleceń płatniczych w R-Expres.
Jeśli tylko firma dysponuje zwykłą, analogową linią telefoniczną i właściwym sprzętem komputerowym, (o wcale niewygórowanych parametrach technicznych): komputerem Pentium, systemem Windows 95/98 lub NT, modemem ze standardem AT (np. Microcom lub US Robotics), może zainstalować system bankowości elektronicznej o nazwie R-Express. Raiffeisen dostarcza każdemu klientowi bezpłatnie instrukcję i dwie dyskietki z programem do samodzielnej instalacji przez użytkownika systemu. Poprawna instalacja programu R-Expres trwa ok. 5 minut i jest nieskomplikowaną czynnością. W razie jakichkolwiek problemów związanych z instalacją oprogramowania czy też dalszym jego użytkowaniem klient może zawsze skorzystać z pomocy specjalistów z Banku.
Do nawiązania pierwszego połączenia teletransmisyjnego między klientem a Bankiem potrzebna jest dyskietka z tzw. bankowym plikiem dostępu oraz startowy kod PIN, które to użytkownik systemu otrzymuje z Banku. W trakcie pierwszych połączeń użytkownik definiuje własny, przez siebie wymyślony kod dostępu (kod PIN), którego będzie używał w trakcie dalszej pracy z programem, po czym następuje automatyczne pobranie do R-Expres danych dotyczących udostępnionego rachunku. Od tej chwili system R-Expres jest w pełni gotów do użytkowania.
Klient musi dobrze zapamiętać wymyślony przez siebie kod PIN, bo będzie mu on potrzebny za każdym razem, gdy zechce pobrać wyciągi z banku lub wysłać do banku dyspozycję płatności. Jeśli natomiast zapomni numer kodu lub przez pomyłkę trzykrotnie wpisze kod z błędem, to system sam zablokuje jego dostęp do banku. Tylko bezbłędne podanie tajnego – znanego tylko osobie pracującej z systemem – kodu PIN umożliwia dokonanie dyspozycji płatności z danego rachunku. Jest to podyktowane względami bezpieczeństwa związanego z dostępem teletransmisyjnym do rachunku, a tym samym zgromadzonymi na nim środkami. Jeśli już taka blokada nastąpi, osoba korzystająca z usługi R-Expres będzie musiała skontaktować się z bankiem w celu przyznania nowego startowego kodu PIN oraz dyskietki z nowym plikiem dostępu. Po ich otrzymaniu przez użytkownika powtarzane są czynności wykonywane przy pierwszym połączeniu z bankiem.
Klient korzystający z systemu bankowości elektronicznej R-Expres może nie tylko pobierać wyciągi stanu konta, dokonywać przelewów, płacić składki ZUS, pobierać okresowe raporty operacji na koncie, ale również tworzyć w R-Expresie zlecenie stałe, realizowane z określoną częstotliwością, aby pewne płatności, np. czynszu, można było przesłać do banku bez konieczności ich ponownego wprowadzania. Kontakty z bankiem drogą elektroniczną może prowadzić, na żądanie właściciela firmy, jeden lub kilku użytkowników. Można także zróżnicować uprawnienia do korzystania z poszczególnych funkcji, dostępnych w aplikacji poprzez zdefiniowanie w samym programie użytkowników korzystających z programu, przydzielenie im haseł dostępu do programu oraz określenie uprawnień dla każdego z użytkowników, czyli tego, co mogą wykonać, używając R-Expresu.
Właściciel firmy może np. uniemożliwić swemu zastępcy wydawanie dyspozycji płatności, a zezwolić mu jedynie na pobieranie stanu salda.
Ważne jest, że wszystkie te czynności klient może dokonywać o dowolnej porze dnia i nocy, że nie traci czasu na czekanie na usługę w okienku bankowym, nie wydaje pieniędzy na dojazd do banku, korzysta zatem z typowych usług bankowych szybciej i taniej.

Oracle podpowiada

Znany producent oprogramowania biznesowego Oracle już od ponad 20 lat jest strategicznym partnerem technologii cyfrowych dla wielu przedsiębiorstw różnej wielkości, pomagając im na każdym etapie działalności gospodarczej – od produkcji do finansów, od projektów racjonalizatorskich do magazynu wyrobów gotowych, od szkolenia pracownika na stażu do klienta. Dzięki programom wchodzącym w skład zintegrowanego systemu Oracle E-Business Suite można usprawnić pracę całego przedsiębiorstwa za pomocą kilkudziesięciu modułów przeznaczonych do obsługi poszczególnych działów firmy. Ponad 7 tys. klientów w 80 krajach świata stosuje dziś aplikacje Oracle dostosowane do lokalnych wymagań podatkowych i prawnych, walut krajowych, a nawet praktyk i zwyczajów handlowych właściwych dla danego regionu.
Zdaniem Oracle, dziś nie wystarczy już tylko podłączenie do ogólnoświatowej sieci – Internetu. Prawdziwy biznes elektroniczny to coś więcej niż “nawigowanie” w poszukiwaniu potrzebnych informacji. E-biznes to sprzedawanie własnych produktów w sieci, oferowanie usług interaktywnej bankowości i korzystanie z tych usług przez dostarczanie i płacenie faktur, sprawdzanie swojego konta, pobieranie kredytów i – dostosowane maksymalnie do wymagań klienta – kontakty z odbiorcami.
E-biznes to skrócenie drogi dostaw i ich przyśpieszenie, usprawnienie i potanienie dystrybucji, zmniejszenie kosztownych zapasów w magazynie i obniżenie ceny towarów. Jeśli cały system elektroniczny i jego operatorzy działają bez zarzutu, e-biznes oznacza poprawę satysfakcji klientów. Oracle oferuje więc spektrum rozwiązań – od typowych aplikacji biurowych i obsługi pierwszego kontaktu z klientem po oprogramowanie dla całego zaplecza przedsiębiorstwa, aby bez przeszkód wkroczyło ono na rynek biznesu elektronicznego. Dość powiedzieć, że dziś już dwie trzecie najpopularniejszych, światowych witryn internetowych powstało przy współpracy z Oracle. W Polsce takie rozwiązania zastosowały m.in. wszystkie największe portale (Arena.pl, Interia.pl, Onet.pl, Portal.pl, Wirtualna Polska), księgarnia internetowa Merlin, a także liczne witryny finansowe (tzw. vortale) – wśród nich tak znane, jak Bankier.pl, Expander.pl oraz W@bank.
Biznes Elektroniczny jest atrakcyjny dla firm każdej wielkości – dużych, średnich i małych, bo pozwala znacznie ograniczyć koszty administracji, uprościć tradycyjne procedury biurowe i zwrócić cały wysiłek przedsiębiorcy na główny cel – pomnażanie dochodów i rozwój firmy.

Jednym z przejawów rozwijającego się żywiołowo rynku wymiany międzyfirmowej (B2B – Business to Business) są giełdy elektroniczne. Ogólnoświatowa giełda, według Oracle, jest modelem strategii i prowadzenia działalności pozwalającym na zakładanie giełd dla światowego rynku przedsiębiorstw.
Giełdy są miejscami w sieci, gdzie firmy mogą się spotkać i robić interesy za pośrednictwem Internetu. Działalność gospodarcza może obejmować wszystkie jej aspekty, począwszy od kupna i sprzedaży, poprzez planowanie łańcucha dostaw, skończywszy na wspólnym projektowaniu i rozwoju produktu.
Giełdy branżowe – to giełdy obsługujące całe branże wraz z ich łańcuchami dostaw. Ustalono listę kilkunastu branż ogólnoświatowych, dla których byłoby korzystne przeniesienie całego łańcucha dostaw do Internetu. Dotychczas Oracle ogłosił otwarcie następujących giełd elektronicznych:
Giełda motoryzacyjna (Auto-Xchange), w której uczestniczą tacy producenci samochodów jak Ford Motor Company, General Motors oraz Daimler Chrysler stanowią zintegrowany łańcuch dostaw w sieci dla całej światowej branży motoryzacyjnej.
Światowa Giełda Handlowa (GlobalNetXchange) utworzona w lutym 2000 roku przy współudziale takich gigantów handlu detalicznego jak Sears i Carrefour, stwarza wspólną platformę handlową dla drobnych artykułów, powierzchni hiper- i supermarketów.
Giełda Rynku Detalicznego (RetailersMarketXchange) – powstała przy współpracy z firmami Chevron i McLane (filia firmy WalMart).
Giełda Produktów Leśnictwa (FP-Xchange) – zapewnia wspólną platformę handlową dla łańcucha dostawców produktów wytwarzanych przez światowy sektor leśnictwa.