Działalność organizacji wymaga ciągłego monitorowania i przystosowywania się do zmieniającego otoczenia. Firmy wielokrotnie stają przed koniecznością poprawienia skuteczności i efektywności swoich działań. Ażeby sformułować kryteria oceny skuteczności, najpierw trzeba jasno określić cele i funkcje działań organizacji. Zarządzanie organizacją nie jest sprawą prostą. Im większa organizacja i im bardziej rozbudowaną posiada strukturę, tym trudniej jest wybrać odpowiedni dla niej model zarządzania. Istnieje wiele modeli zarządzania i różne kryteria ich wyboru, np. zarządzanie kosztami, zarządzanie przez cele, zarządzanie przy wsparciu technologii informatycznych, podejście procesowe do zarządzania.
Sposób na przerosty
Jeśli w organizacji dojdzie do powstania barier hierarchicznych, organizacyjnych, rozmyje się odpowiedzialność za wykonywanie prac, procesy kontrolne jakości produktów i usług staną się zbyt drobiazgowe, dojdzie do rozrastania się struktur administracyjnych i wspierających, a jednocześnie spadnie poziom dochodów i satysfakcja klienta, wtedy warto rozważyć przejście na zarządzanie zorientowane na procesy biznesowe.
Ideą podejścia procesowego jest odejście od orientacji nastawionej na strukturę funkcjonalną, a skupienie się na realizacji działań wyodrębnionych w procesach, dotyczy to szczególnie tych działań, które są związane z klientami oraz dostawcami zewnętrznymi.
Każdy proces musi mieć jasno wyznaczone granice, dane wejściowe i wyjściowe. Przy określaniu procesu wymagane jest, aby każda z osób/ról realizujących jakieś zadania w ramach danego procesu określiła jasno, kto jest bezpośrednim dostawcą danych do procesu, jakie wymagania musi spełniać dostarczony do procesu wsad, kto jest odbiorcą produktu/usługi wychodzącej z procesu, jakie ma wymagania dotyczące tego produktu.
Model jak z gliny
Po zdefiniowaniu procesu należy wykonać jego model. Model procesów biznesowych opisuje najważniejsze podejmowane działania i dane podlegające przetwarzaniu w całej organizacji w celu osiągnięcia zaplanowanego efektu. Przy modelowaniu procesów ustala się odpowiedzialność za realizację danego zadania (jednostki organizacyjne, role), lokalizuje się, gdzie będą wykonywane działania, określa się dokładnie, co powinno zostać wykonane i w jakim czasie (terminie) oraz jakie dokładnie dane, informacje, usługi, produkty są potrzebne do wykonywania funkcji i jakie dane, informacje, usługi, produkty uzyskuje się w wyniku wykonania danej funkcji.
Model jest uproszczonym odzwierciedleniem rzeczywistości dającym możliwość symulowania przebiegu określonego zjawiska. W organizacji procesy przebiegają zwykle pomiędzy jednostkami struktury.
Przy modelowaniu warto korzystać z modeli referencyjnych i ze wsparcia narzędzi informatycznych, które są przystosowane do tworzenia modeli procesów i często wyposażone w dodatkowe funkcje wykorzystywane na wszystkich etapach zarządzania życiem procesów: zwłaszcza w trakcie zarządzania (wielokryterialne wizualizacje).
Kto tu rządzi?
Działy IT w organizacji wspierają podejście procesowe, mimo że często brakuje porozumienia pomiędzy światem biznesowym i światem IT. Nadal toczą się dyskusje, kto sprawuje w organizacji wiodącą rolę. Do prawidłowego i efektywnego działania niezbędna jest symbioza, ponieważ oba te światy determinują nawzajem swoje działania. Rozrysowany i opisany model sprzyja łatwiejszej weryfikacji poprawności przepływów, kierownictwo może szybciej reagować na nieprawidłowości.
Badania wykazują, że istnieje silny związek między zarządzaniem procesami a wynikami firmy. Zarządzanie procesami zmniejsza konflikty wewnętrzne i zwiększa komunikację wewnętrzną w firmie.
Przy prawidłowym zarządzaniu z wykorzystaniem podejścia procesowego prowadzona jest ocena i doskonalenie procesów. Do oceny wykorzystuje się zbiór miar opartych na oczekiwaniach klientów i powiązanych z celami całej organizacji, metodologię prowadzenia pomiarów i zbierania danych oraz procedury określające, w jaki sposób rozwiązywać bieżące problemy. Miernikami oceny są: czas, koszt, jakość.
Bezdotykowo
Wdrożenie systemu informatycznego zarządzającego procesami pozwala na automatyzację czynności wykonywanych wcześniej ręcznie przez pracowników przedsiębiorstwa. System może również kontrolować wykonywanie procesu (np. blokując wykonywanie operacji niezgodnych ze zdefiniowanymi założeniami). Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie procesami biznesowymi przedsiębiorstwa są ciągle doskonalone i podążają za nowymi trendami w wykorzystywanych technologiach informatycznych.
Przygotowując raport podsumowujący pewną działalność, stajemy przed koniecznością określenia, które z założonych przez nas celów zostały osiągnięte. Bez wyznaczania celów nie może być mowy o żadnym procesie. Czasem warto skoncentrować się na celach, kiedy wykonujemy prace, które nie wzbudzają naszego entuzjazmu. Natomiast działając w obszarach, których wykonywanie sprawia nam przyjemność, nie musimy koncentrować się na osiąganiu celu, większą wagę możemy przywiązywać do doskonalenia procesów osiągania zamierzonego celu.
Firma ABG stosuje procesowe podejście w zarządzaniu jakością (ISO), jak również w zarządzaniu projektami i przy wdrażaniu systemów informatycznych. Metodyka prowadzenia projektów bazuje na uznanych na całym świecie standardach, takich jak: PMI/PMBOK (Project Management Body of Knowledge), PRINCE2 (Projects in a Controlled Environment, tzn. Projekty w sterowanym środowisku) oraz SCRUM. Wszystkie razem tworzą spójny model zarządzania projektami w całej firmie. Natomiast wewnętrzne procesy ABG, związane z produkcją oprogramowania, bazują na modelu CMMI.
Justyna Bińkowska
Architekt Pion Technologii i Standardów ABG S.A.
_____________________
Proces biznesowy w organizacji jest ciągiem czynności zaprojektowanych tak, aby w ich wyniku powstał produkt lub usługa.
Model procesów biznesowych opisuje najważniejsze podejmowane działania i dane podlegające przetwarzaniu w całej organizacji w celu osiągnięcia zaplanowanego efektu.
Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy