Samorządy to duży biznes, mogą się tu sprawdzić informatyczne rozwiązania dla podmiotów gospodarczych
W maju w 21. numerze „Przeglądu” pisaliśmy o zaletach rozwiązania SEPI, czyli Samorządowej Elektronicznej Platformy Informacyjnej stworzonej przez firmę Sygnity („Infostrada u każdego wójta”), która pozwoli połączyć dane pochodzące z różnych lokalnych instytucji w spójny system wiedzy o terenie. Dziś dowiadujemy się, że wdrożenie SEPI w powiecie bytowskim (woj. pomorskie) otrzymało nagrodę w konkursie Związku Powiatów Polskich. Powiat ten, drugi co do wielkości w województwie, zamieszkuje ponad 75 tys. mieszkańców i dzięki systemowi SEPI udało się tam na początek doprowadzić do wymiany informacji o klientach między Ośrodkami Pomocy Społecznej, Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie i Powiatowym Urzędem Pracy. Instytucje te są zlokalizowane w różnych miejscach i podlegają samorządom różnych szczebli, ale najczęściej zajmują się tymi samymi ludźmi, którzy np. pobierają okresowy zasiłek z powodu bezrobocia.
Starosta powiatu bytowskiego, Jacek Żmuda-Trzebiatowski, to człowiek młody, zaledwie 35-letni. Nie szczędzi słów zadowolenia z nowego systemu. – Sprawdza się on na razie w dziedzinie pomocy społecznej – mówi.
– W każdym Ośrodku Pomocy Społecznej jest dostęp do bazy danych Powiatowego Urzędu Pracy, co niezmiernie ułatwia pracę i stanowi ulgę dla naszych petentów, bo nie muszą oni docierać do Bytowa i pobierać zaświadczeń dotyczących ich stanu zatrudnienia. Urząd pracy nie musi już wystawiać setek, a może tysięcy różnych zaświadczeń. System SEPI nie jest skomplikowany, udało się go skutecznie wdrożyć w krótkim czasie.
Samorządowe kolosy
System SEPI w skali „mikro” zatem się sprawdził. Samorządy lokalne otrzymały instrument, który posłuży do zarządzania, do podejmowania trafnych decyzji dotyczących organizacji, administracji, wymiany dokumentów, a także finansów. Lokalna władza samorządowa to jednak skomplikowany organizm i do sprawnego funkcjonowania potrzebne są dziś nowoczesne struktury menedżerskie. Dotyczy to zwłaszcza większych ośrodków władzy lokalnej, miast na prawach powiatu i innych ośrodków liczących powyżej 50 tys. mieszkańców, jakich jest w kraju 102. Jeśli przyjmiemy, że w Polsce średni dochód gminy w przeliczeniu na jednego mieszkańca wynosi ok. 2 tys. zł, to dzisiaj najmniejszy samorząd z tej „setki” dysponuje budżetem 100 mln zł. A największy? Warszawa ma co roku ok. 8 mld zł, Łódź 2,5 mld zł – to niewiele mniej niż firmy polskiego przemysłu naftowego stojące na czele Listy 500 tygodnika „Polityka”. Można przyjąć, że liście największych polskich firm z wielomiliardowymi dochodami towarzyszy lista największych lokalnych ośrodków władzy samorządowej, takich jak Warszawa, Łódź, Kraków, Wrocław, Poznań, Gdańsk, Szczecin, Bydgoszcz, Katowice; stanowiących centra dziewięciu aglomeracji miejskich, skupiających znaczną część ludnościowego potencjału produkcyjnego i usługowego, a więc i finansowego. Wszystkie polskie aglomeracje zajmują ok. 8% powierzchni kraju i skupiają ok. 33% ogółu ludności. Im większa aglomeracja, tym poważniejszym majątkiem zarządza i potrzebuje sprawniejszych instrumentów menedżerskich.
Instrumenty biznesowe do urzędów
Tak zrodziła się myśl, aby poza platformą informacyjną SEPI wyposażyć największe organizacje samorządowe w nowoczesne instrumenty biznesowe pomagające w zarządzaniu, dla nikogo bowiem nie jest dziś tajemnicą, że samorząd to naprawdę duży interes, który powinien być prowadzony w sposób fachowy.
Wychodzi temu naprzeciw połączona oferta Sygnity i rynkowego potentata – Microsoftu, który dysponuje rozwiązaniami z dziedziny business intelligence, czyli inteligentnego biznesu.
Rozwiązania te, nazywane powszechnie narzędziami analizy danych (Business Intelligence – BI), są od dawna szeroko stosowane w firmach komercyjnych. Wspomagają proces uzyskiwania odpowiedzi na kluczowe pytania, takie jak: jaka jest wartość zamówień (na dziś, na nadchodzący tydzień, za zeszły miesiąc), czy dana działalność jest zyskowna, jaki jest poziom satysfakcji klientów, jakie są skutki kampanii reklamowej itd., itp.
Wszystkie informacje bazowe, pozwalające uzyskać odpowiedzi na takie pytania, są zwykle zawarte w działach finansowo-księgowych, wpisane do arkuszy kalkulacyjnych czy raportów. Niestety samo przeglądanie tysięcy danych nie daje od razu odpowiedzi na pytania ważne dla kierownictwa. Problemem jest to, jak można uzyskać informacje o zależnościach między tymi danymi oraz wpływie poszczególnych, jednostkowych wyników na różne zjawiska czy procesy. Z prostego zestawienia informacji może wynikać, że np. w jednym miejscu interes rozwija się sprawnie, a w drugim są jakieś problemy. Z tego jednak nie wynika nic poza stwierdzeniem faktu. Nie znamy proporcji, tempa zmian, tendencji, ryzyka, nie znamy przewidywanych skutków decyzji.
Przede wszystkim menedżerowi lub przedstawicielowi lokalnej władzy wykonawczej potrzebne jest jedno zbiorcze miejsce – hurtownia danych udostępniająca informacje zaimportowane z różnych systemów – z którego będzie można takie informacje wyciągać i analizować je. To zapewnia platforma SEPI. Podczas przenoszenia danych z systemów źródłowych do hurtowni danych można je czyścić, agregować… krótko mówiąc, zamieniać w informacje niezaprzeczalne, pomocne przy podejmowaniu decyzji biznesowych.
„Myślące” oprogramowanie
Obecnie tego typu systemy analityczne są podstawą optymalizacji działania prawie każdego większego przedsiębiorstwa. Microsoft dysponuje sprawdzonymi sposobami zbierania i analizy danych oraz rozwiązaniami organizacyjnymi i technicznymi, które pozwalają je skutecznie wykorzystać. W ostatnim okresie powstały stosunkowo tanie narzędzia BI, pozwalające na szybkie wdrożenie i niski koszt utrzymania systemu. Nie są to instrumenty elitarne tylko dla zasobnych firm, ale standardowe rozwiązania, w zasadzie dla każdego.
Czy można tego typu doświadczenia przenieść na grunt administracji publicznej? Oczywiście tak. Wydaje się to wręcz konieczne, szczególnie wtedy, gdy spojrzymy na urząd jako na duże przedsiębiorstwo, operujące budżetem częstokroć większym niż firmy komercyjne i od którego działań zależne jest normalne życie obywateli.
Czy są jakieś różnice w modelu wykorzystania technologii BI pomiędzy światem firm komercyjnych i administracją? Tak, ale nie leżą one w sferze technologii, a raczej w sferze sposobu formułowania pytań i zakresu odpowiedzi, które chcemy uzyskać.
System analizy danych w administracji publicznej ma umożliwić urzędowi zbieranie, konsolidację, przetwarzanie i analizę danych z jednostek świadczących usługi dla obywateli i firm oraz innych instytucji. Celem systemu ma być optymalizacja działań administracji, analiza funkcjonowania systemu obsługi obywateli, przygotowanie danych do podejmowania strategicznych decyzji w tym zakresie – w tym decyzji w zakresie budżetowania, a co za tym idzie podniesienia dostępności i jakości usług dla obywateli oraz kreowania właściwej polityki informacyjnej.
Przyjmując powyższe założenia, system analizy danych może pełnić funkcje:
l importu i standaryzacji danych z podległych jednostek i instytucji zasilających w dane, z uwzględnieniem mechanizmów czyszczenia, doprowadzania do spójnej postaci oraz agregowania, l hurtowni danych wraz z mechanizmami zasilania danymi przez systemy lokalne, opartych na standardach WebServices i XML w zgodzie z obowiązującymi w Polsce standardami, l analizy danych umożliwiającej wykonywanie analiz ad hoc, narzędzi do raportowania otwartego, dzięki którym analitycy będą w stanie docierać do dowolnej informacji w możliwie krótkim czasie, oraz narzędzi, które wspomogą ich w poszukiwaniu nieoczywistych zależności pomiędzy różnymi danymi.
Ważne jest umożliwienie osobom przygotowującym analizy poruszanie się wśród dobrze zdefiniowanych pojęć biznesowych, przechodzenie od ogółu do szczegółu, operowanie wśród danych z różnych szczebli władzy. Narzędzia z tej grupy powinny być np. wykorzystywane przez kierowników średniego szczebla w celu przygotowywania analiz dla kierownictwa.
Na jakie pytania może pomóc odpowiedzieć analiza danych urzędnikowi?
W obszarze planowania i budżetowania system powinien rozwiązać najczęstsze problemy urzędu. Kierownicy działów będą mogli powiązać budżety działów ze strategią urzędu i jego zadaniami. Sterowanie przepływem pracy uprości – często czasochłonne, powtarzalne i mocno obciążające od strony biurokratycznej dział finansowy – procesy planowania i budżetowania, skrócone zostaną cykle sprawozdawczości finansowej i konsolidacji, uproszczone zostanie tworzenie raportów wymaganych przepisami prawa oraz konsolidacja wyników dla zarządu.
Niezwykle istotne jest to, aby ostatecznym użytkownikom tego typu rozwiązań, podejmującym strategiczne decyzje, przedstawiać wyniki analiz w postaci jasnych, prostych w interpretacji raportów, także w postaci wykresów prezentujących wyniki spodziewanych decyzji.
Czy urzędy stać na taki system?
System BI dla urzędów powinien być tani we wdrożeniu i co ważniejsze – w eksploatacji, powinien być przyjazny dla użytkowników i otwarty na integrację z innymi technologiami. Takie założenia spełniają narzędzia analizy danych i raportowania będące standardowym składnikiem pakietu Microsoft SQL Server 2008 wraz z rozpowszechnionymi szeroko narzędziami grupy Microsoft Office, takimi jak znany wszystkim Excel, Word czy PowerPoint.
Gdzie więc leży problem szerokiego zastosowania BI w administracji publicznej?
Pierwszym powodem jest stosunkowo słabe rozpowszechnienie wiedzy o dostępności i funkcjonalności tanich rozwiązań. Odpowiedzią na ten problem jest wspólna inicjatywa firm Sygnity SA oraz Microsoft mająca na celu propagowanie rozwiązań do analizy danych dedykowanych do zastosowań w administracji. Zakres tej inicjatywy obejmuje szkolenia, warsztaty i prezentacje skierowane przede wszystkim do administracji samorządowej.
Drugi problem dotyczy znajomości sposobu prowadzenia analiz i dostępnych w danej jednostce danych. Nie ma bowiem szeroko dostępnej wiedzy o tym, na jakie pytania takie analizy mogą odpowiedzieć. Czy możemy przeanalizować dostępność usług edukacyjnych w różnych regionach miasta i zoptymalizować wykorzystanie zasobów w szkołach? Czy możemy określić dostępność specyficznych usług medycznych dla poszczególnych grup obywateli? Jaki będzie najbardziej efektywny sposób planowania remontów ulic i mostów z uwzględnieniem codziennych korków? Jak to wpłynie na planowanie budżetu, a jak na poziom satysfakcji obywateli?
Do takiego korzystania z narzędzi informatycznych można się jednak szybko przygotować, wyszkolić grupy użytkowników systemu, a może zatrudnić analityków, którzy określą, na jakie pytania możemy odpowiedzieć przy takim, a nie innym zasobie danych, na ile analizy mogą być ryzykowne i jak przełożyć fizycznie nasze zapytania na model analizy danych.
Bez wątpienia zarządzanie wielkimi strukturami samorządowej władzy lokalnej można doprowadzić do standardów sprawnego funkcjonowania, jakimi szczyci się niejedna organizacja biznesowa przynosząca spory dochód.
Oprac. BT
Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy