Zakupy przez Internet

Autor: Przegląd | 3 czerwca, 2002

Analiza działalności firmy mówi, że ok. 70% dzisiejszych zakupów ma charakter czysto biurokratyczny
Każdy szef przedsiębiorstwa chciałby, aby koszty działania firmy były jak najmniejsze, a przynajmniej, aby były w miarę równomiernie rozłożone. Tymczasem koszty ponoszone w związku z wydatkami drobnymi (np. drukami i pieczątkami) są absorbujące dla firmy w równym, a nawet większym stopniu niż wydatki poważne (np. zakup paliwa).
Z pewnością warto lepiej zorganizować sobie zakupy towarów „strategicznych”, gdyż na razie absorbują one tylko 30% czasu pracy działu zaopatrzenia, zaś cała reszta związana jest z „drobiazgami”. Analiza działalności firmy mówi, że przeciętnie ok. 70% dzisiejszych procesów zakupów ma charakter czysto biurokratyczny.
Cechą tradycyjnych systemów zaopatrzenia jest to, że zakupy realizuje się z wykorzystaniem papierowych formularzy. Brakuje też scentralizowanego systemu zaopatrzeniowego obejmującego wszystkie grupy materiałów i usług, bardzo ograniczone są możliwości kontrolowania procesów realizowanych w ramach łańcucha dostaw, a stopień automatyzacji procesów zakupowych jest niski.

Elektroniczne zakupy

Są sposoby tańsze, szybsze i wygodniejsze – po prostu bardziej optymalne. Internet pomaga łączyć systemy organizacyjne dostawców i odbiorców, wszystkich kontrahentów działających w ramach określonych procesów. Do tej pory dostawcę oddzielał od odbiorcy mur, na co wpływała procedura wystawiania zamówienia, zlecenia, a potem faktury i oczekiwanie zapłaty. Można to jednak pokonać, np. poprzez stworzenie wspólnej płaszczyzny porozumienia, która elektronicznie połączy procesy biznesowe między partnerami.
Na początku trzeba zbudować centralny system zaopatrzenia działający w złożonym otoczeniu biznesowym. Klasyczny scenariusz realizacji zakupów przez Internet polega na: wyszukaniu odpowiedniego produktu w elektronicznym katalogu, wprowadzeniu go do tzw. koszyka zakupów, poddaniu utworzonego w ten sposób zgłoszenia zapotrzebowania wewnętrznej procedurze zatwierdzania, a następnie przesłaniu przez Internet zaakceptowanego zamówienia do dostawcy. Dostawca potwierdza otrzymane zamówienie, realizuje dostawę, a następnie wystawia i przesyła do kupującego przedsiębiorstwa fakturę. Oczywiście, i w tym przypadku pełny obieg towarzyszących dokumentów może się odbywać drogą elektroniczną. Za pośrednictwem Internetu możliwe jest również organizowanie przetargów pozwalających uzyskać bardziej korzystne ceny towarów i usług oraz wyszukiwać nowe, oferujące często dużo lepsze warunki źródła dostaw. Do tego celu niezbędne są jednak odpowiednie aplikacje, tj. oprogramowania umożliwiające sprawne dokonywanie elektronicznych zakupów.

Wystarczy outsourcing

Wykorzystanie aplikacji mySAP.com może się odbywać w systemie outsourcingu, czyli nie kupując wszystkiego na własność, ale korzystając z narzędzi, usług i półproduktów oferowanych przez partnerów biznesowych. Outsourcing to koncepcja funkcjonowania przedsiębiorstwa polegająca na korzystaniu z narzędzi, usług i półproduktów spoza firmy.

Paliwowy kolos

Przykładem wykorzystania opty- malizujących systemów informatycznych w Polsce jest PKN ORLEN, firma bardzo mocno zaawansowana w stosowaniu nowoczesnych technik i technologii informatycznych. Polski Koncern Naftowy ORLEN SA realizuje złożoną misję, na którą składają się: produkcja, handel hurtowy i detaliczny paliwami, produktami naftowymi, petrochemikaliami, a także handel detaliczny towarami pozapaliwowymi we własnej sieci stacji paliw. Celem wdrożenia rozwiązań SAP była budowa zintegrowanego systemu informatycznego umożliwiającego lepsze i bardziej efektywne zarządzanie firmą, obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa, a także umacnianie logistyki w związku z koniecznością obsłużenia nowych trendów pojawiających się w tym obszarze.
Jednym z przykładów potwierdzających realizację powyższej strategii jest między innymi zainteresowanie firmy rynkiem elektronicznych transakcji B2B jako przyszłościowym sposobem prowadzenia operacji gospodarczych między partnerami biznesowymi. W tym celu wykorzystano system EBPro (Enterprise Buyer Proffesional) firmy SAP wchodzący w skład pakietu rozwiązań mySAP.com. Przy wyborze docelowej aplikacji brano pod uwagę różne kryteria.
Wśród kryteriów operacyjnych najważniejsze stanowiły możliwość szybkiej implementacji, niski koszt wdrożenia i eksploatacji systemu, elastyczność w budowie własnych scenariuszy, łatwość obsługi oraz prosta integracja z używanym przez PKN ORLEN SA systemem klasy ERP SAP R/3.

Efekty

System wdrożony w PKN ORLEN przyniósł też istotne efekty operacyjne – krótki okres wdrożenia przy stosunkowo niskich kosztach, oszczędności na kosztach korzystania z systemu, łatwy dostęp do systemu dzięki pracy przez przeglądarkę internetową, łatwą obsługę systemu od strony użytkowników – mniej problemów z administracją systemem itd.
Ważne okazały się też efekty strategiczne: likwidacja zapasów magazynowych w materiałach objętych tym systemem, eliminacja konieczności angażowania własnych środków transportowych w dystrybucję materiałów, skrócenie czasu dostawy, likwidacja etapu zbierania zapotrzebowań i sporządzania zamówień przez wykwalifikowanego zaopatrzeniowca, minimalizacja pomyłek związanych z zamawianiem niewłaściwych towarów, obniżenie ilości i wartości zużycia tych materiałów i skrócenie czasu weryfikacji faktur od dostawców.
Efekty wynikające z wdrożenia systemu można było dokładnie przeliczyć. Na przykład zaledwie kilka miesięcy po uruchomieniu systemu elektronicznych zakupów nastąpiło obniżenie poziomu zapasów drobnych artykułów biurowych o ok. 100 tys. zł, obniżenie rzeczywistych kosztów zużycia materiałów o ok. 7%, skrócenie czasu realizacji dostawy od momentu zapotrzebowania do dostarczenia na biurko średnio z 14-20 do 4-7 dni.
Zamówienia w postaci elektronicznej przyniosły zresztą obniżenie kosztów po obydwu stronach, u odbiorcy i dostawcy.

opr. BT na podstawie prezentacji na VI Kongresie SAP Polska