Artykuł sponsorowany
Ochrona danych osobowych to obowiązek, a przy tym realne ryzyko dla firm, które ten temat traktują zbyt powierzchownie. Ustawa RODO obowiązuje w Polsce od kilku lat, ale pytania, wątpliwości i błędy nadal się mnożą. Przedstawiamy 6 kluczowych zagadnień, które warto znać, zanim będzie za późno — zwłaszcza jeśli zarządzasz danymi klientów, kontrahentów lub pracowników. Zapraszamy do lektury!
1. Dane osobowe to nie tylko PESEL i adres
Wielu przedsiębiorców utożsamia dane osobowe wyłącznie z imieniem, nazwiskiem i numerem identyfikacyjnym. Tymczasem RODO obejmuje także adres e-mail, IP, lokalizację GPS, nagranie głosu, wizerunek czy dane z plików cookies (jeśli pozwalają zidentyfikować osobę). Do tej kategorii zaliczają się również dane biometryczne i informacje z systemów monitoringu. W praktyce oznacza to, że niemal każda firma przetwarza dane osobowe, nawet jeśli nie zdaje sobie z tego sprawy.
2. Odpowiadasz nawet wtedy, gdy korzystasz z usług zewnętrznych
Zleciłeś obsługę księgową, marketingową lub IT na zewnątrz? Nadal ponosisz odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych. Dlatego warto zadbać o odpowiednie umowy powierzenia i kontrolę nad podwykonawcami.
Wielu przedsiębiorców zapomina, że brak takiej umowy sam w sobie stanowi naruszenie RODO. Jeśli chcesz ograniczyć ryzyko, pomocny będzie doświadczony prawnik od ochrony danych osobowych, który przeanalizuje Twoje relacje z usługodawcami. Nie wiesz, gdzie go znaleźć? Zerknij tutaj: https://jdp-law.pl/ochrona-danych-osobowych/.
3. Zgoda to nie wszystko
Nie każde przetwarzanie wymaga zgody (np. przekazanie danych pracownika do ZUS wynika z obowiązku prawnego) i nie każda zgoda spełnia wymagania RODO. Zgody „zaszyte” w regulaminie albo udzielone przy okazji, bez możliwości ich odrzucenia, nie są ważne w świetle RODO. Dlatego każdą podstawę prawną należy zweryfikować indywidualnie. Adwokat od RODO pomoże dobrać Ci właściwą strategię, zanim błędne założenia doprowadzą do przykrych konsekwencji prawnych.
4. Naruszenia trzeba zgłaszać szybko
Masz tylko 72 godziny od wykrycia incydentu na zgłoszenie naruszenia danych osobowych do UODO. To nie tylko przypadki wycieków, ale też błędy w przesyłaniu dokumentów, zgubione laptopy czy dostęp nieuprawnionych osób. Opóźnienie w reakcji może zwiększyć odpowiedzialność i koszty. Prawidłowo wdrożone procedury pozwalają reagować natychmiast i ograniczyć ryzyko kary, a także zwiększają zaufanie wśród klientów i kontrahentów.
5. Każdy ma prawo wiedzieć, co się dzieje z jego danymi
Osoby, których dane przetwarzasz, mają konkretne prawa do:
- wglądu,
- sprostowania,
- przenoszenia danych,
- bycia „zapomnianym”.
Jeśli nie masz jasnych procesów, odpowiadanie na wnioski może przerodzić się w chaos lub, co gorsza, w spór prawny. Co więcej, niewłaściwa odpowiedź lub brak reakcji może skutkować skargą do UODO i wszczęciem postępowania. Dlatego warto z góry ustalić, kto i jak obsługuje takie żądania.
6. Odpowiedzialność nie kończy się na regulaminie
Polityka prywatności to dopiero początek. RODO wymaga też rejestrów czynności, ocen ryzyka, analiz DPIA, szkoleń pracowników i ciągłego nadzoru. W wielu organizacjach brakuje systematycznego podejścia, co może prowadzić do powtarzalnych błędów. Jeśli firma nie ma kompetencji wewnętrznych, warto zaangażować eksperta z zewnątrz.
Dobrze przygotowane procedury i świadome decyzje biznesowe ograniczają ryzyko kar, sporów i utraty zaufania klientów. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w RODO, który pomoże dopasować działania do realiów Twojej branży.
Artykuł sponsorowany
Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy