Komputer odpowiada, ile do dziś zarobiłem

Komputer odpowiada, ile do dziś zarobiłem

Nowoczesny system zarządzania kadrami mySAP HR

Tomasz Domański, informatyk z firmy SAP Polska, zajmujący się komputerowymi systemami zarządzania zasobami ludzkimi, zetknął się już z wieloma pracownikami działów kadr i działów płac z różnych firm na terenie całego kraju. Z biegiem czasu nauczył się rozróżniać nawet bez pytania, kto pracuje w kadrach, a kto w płacach.
– Panie z działów płac są bardzo skromne, jakby przygaszone w porównaniu z koleżankami z kadr, mają bardzo konkretne pytania – mówi. – Panie z kadr są z reguły nastawione na ciągłe zmiany. Zaprawione w kontaktach z wieloma pracownikami, potrafią odpowiadać na liczne pytania, także na skargi i pretensje.
Do zarządzania kadrami przedsiębiorstwa potrzebna jest spora wiedza społeczna, psychologiczna, prawna i ekonomiczna. Jest to niezwykle ważne w firmach, w których wynagrodzenia pracowników stanowią główną część kosztów. Jeśli więc zarządzanie kadrami i płacami chcemy powierzyć systemowi informatycznemu, trzeba najpierw prześledzić wszystkie miejsca kontaktu pracownika z firmą, obieg informacji o pracowniku, a nawet oczekiwania pracownika względem firmy i wymagania, jakie stawia firma. Gdy jednak wdroży się taki system do pracy, wówczas przedsiębiorstwo uzyska szereg bezspornych korzyści, uporządkuje i przyśpieszy obieg informacji o pracownikach, zmniejszy liczbę pretensji, a przede wszystkim uprości i zmniejszy koszty wszystkich procesów kadrowych.

Pulpit Menedżera
Jednym z ciekawszych narzędzi systemu kadrowo-płacowego mySAP HR jest Pulpit Menedżera. Każdy kierownik, mistrz zmianowy, menedżer czy szef odpowiadający za określoną grupę pracowników może przejąć część funkcji tradycyjnie wykonywanych przez dział kadr i płac. On przecież na bieżąco nadzoruje pracę, widzi, kto i o której godzinie zaczął oraz co konkretnie wykonuje, podejmuje decyzje o zmianach i przesunięciach ze stanowiska na stanowisko, co wiąże się ze zmianą wynagrodzenia, wysyła na szkolenia, planuje urlopy itd. Dzięki systemowi mySAP HR wszystkie operacje może wykonywać na swoim komputerze, jeśli ma w nim zamontowany Pulpit Menedżera. Uzyskuje wtedy dostęp do danych kadrowych i płacowych podległych pracowników. Także pracownik wie, że wszystkie dane o jego zajęciach są zawarte w komputerze szefa, a nie zawieruszyły się gdzieś w odległym dziale kadr, z którym styczność jest utrudniona. Jeśli nawet kierownik przez pomyłkę wpisze błędne dane o czasie pracy, nieobecnościach czy szkoleniach swojego pracownika, to można tę nieścisłość zauważyć i natychmiast usunąć, bowiem wszelkie informacje nanosi się na Pulpit Menedżera u źródła.
W tradycyjnym systemie kadrowo-płacowym błędy tego typu wychodzą zwykle po miesiącu, najczęściej przy kasie i powodują wiele niepotrzebnych stresów.
Przedsiębiorstwa, które zdecydowały się wprowadzić do użytku moduł systemu mySAP HR w postaci Pulpitu Menedżera są bardzo zadowolone. Pierwszym w Polsce, które tego dokonało, była Polska Telefonia Cyfrowa.

Wartość pracownika na papierowym pasku
“Codziennie część twojego kapitału wychodzi do domu. Zadbaj o to, aby jutro powróciła”, głosi slogan zachęcający do tworzenia przejrzystych i przyjaznych systemów zarządzania kadrami. One także składają się na wartość firmy, która nierzadko wielokrotnie przewyższa wartość księgową przedsiębiorstwa, jego aktywa, majątek trwały i ruchomy. Dobrze przygotowane i zmotywowane kadry są więc najcenniejszym kapitałem firmy i dlatego tyle wysiłku wkłada się w prawidłową i nowoczesną obsługę pracowników.
W rozwiązaniu informatycznym o nazwie mySAP HR jest wiele modułów pozwalających usprawnić politykę kadrową i przesunąć ją bliżej konkretnego człowieka. Temu celowi służą różne elementy samoobsługi zawarte w pakiecie zarządzania zasobami ludzkimi. Nie wszystko, co dotyczy pracownika, musi być przecież regulowane i koordynowane przez administrację przedsiębiorstwa. Część tych czynności może obsługiwać sam pracownik.
W systemie mySAP HR aż 50 różnych operacji może dokonywać sam zatrudniony. Tyle możliwości ma docelowo każda firma, która zakupiła pakiet zarządzania zasobami ludzkimi, ale w Polsce jest to wciąż nowalijka.
Towarzystwo Ubezpieczeniowe Zurich zapoczątkowało ten proces, udostępniając swoim pracownikom w wewnętrznej sieci komputerowej ich indywidualne wyliczenia zarobków, czyli paski płacowe. Podstawowym problemem było zachowanie poufności tych informacji, czyli niedopuszczenie, aby ktoś poza samym zainteresowanym dowiadywał się o zarobkach swoich kolegów. Bezpieczeństwu tych danych służy system kodowania dostępu do poufnych informacji. Pracownik może więc wprowadzić do komputera odpowiedni kod indywidualny i dzięki temu system poda mu jego aktualne wynagrodzenie w danym miesiącu wraz ze wszystkimi premiami, potrąceniami, dodatkami itd., jeszcze na długo przed dniem wypłaty. W Towarzystwie Zurich wprowadzono dodatkowe zabezpieczenie poufności tych danych – pracownik każdego miesiąca zmienia hasło dostępu do swojego paska, tak aby ustrzec się przed ciekawskimi.

Sposób na kadrowy bałagan
Już 62 firmy zakupiły automatyczny system zarządzania kadrami oferowany przez firmę SAP. Wdrażany jest on również w przedsiębiorstwach, które znajdują się w fazie restrukturyzacji albo scalania z wielu różnych podmiotów. Choć wydaje się to niezwykle trudne, nawet w sytuacji ogromnego bałaganu płacowo-kadrowo-księgowego system pomaga uporządkować zarządzanie zasobami ludzkimi. Np. w firmie ABB, która na obecnym etapie scalania i restrukturyzacji posługuje się wieloma różnymi regulaminami wynagrodzeń i układami zbiorowymi, gdzie w działających pod wspólnym szyldem podmiotach funkcjonuje aż 12 różnych związków zawodowych, a pracownicy pobierają 10 rodzajów pożyczek od swoich pracodawców, udało się sprowadzić wszystko do wspólnego mianownika.

 

Wydanie: 14/2002

Kategorie: Kraj

Napisz komentarz

Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy