Artykuł sponsorowany
Już wkrótce przedsiębiorcy zmierzą się z nowym obowiązkiem – od przyszłego roku większość firm będzie musiała wystawiać i przyjmować faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Dowiedz się, z jakimi wyzwaniami wiąże się przygotowanie do nadchodzących zmian i sprawdź, czy Twoja jest gotowa na KSeF.
Od kiedy i dla kogo zacznie obowiązywać KSeF?
Krajowy System e-Faktur to nowy system informatyczny, który umożliwia obrót fakturami ustrukturyzowanymi (ich wystawianie, odbieranie i przechowywanie). Wymóg korzystania z KSeF dotyczy podatników VAT, ale terminy wejścia w życie tego obowiązku różnią się w zależności od wartości sprzedaży osiąganej przez firmę. Aktualny harmonogram KSeF (wrzesień 2025 r.) przedstawia się następująco:
- Od 1 lutego 2026 r. faktury za pośrednictwem KSeF będą musiały wystawiać firmy, których obrót (z VAT) w 2024 r. wyniósł więcej niż 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF stanie się obligatoryjny dla podmiotów, których miesięczna sprzedaż wynosi więcej niż 10 tys. zł.
- Od 1 stycznia 2027 r. wymóg wystawiania faktur poprzez KSeF obejmie również firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.
Jakie wyzwania wiążą się z wdrożeniem KSeF?
O ile terminy wejścia w życie obowiązku KSeF są dla przedsiębiorców jasne, to praktyczne aspekty tego wymogu już niekoniecznie. Powodem tego stanu rzeczy są choćby kilkukrotne zmiany w zakresie założeń i terminów, które miały miejsce w ostatnich latach. Wiele szczegółów związanych z wdrożeniem KSeF wciąż stoi pod znakiem zapytania. Powoduje to, że firmy, które zamierzają wdrożyć KSeF w użytkowanym oprogramowaniu, muszą zmierzyć się z licznymi wyzwaniami. To choćby:
- Wiele niewiadomych. Liczne elementy systemu, w tym środowisko testowe KSeF 2.0 i Moduł Certyfikatów i Uprawnień, nie zostały jeszcze uruchomione.
- Niewiele czasu. Ten punkt wiąże się z poprzednim – chociaż zbliża się termin wejścia w życie KSeF, zespoły wdrożeniowe wciąż mają jedynie ograniczone możliwości przetestowania integracji.
- Niejasna dokumentacja. Materiały udostępnione przez Ministerstwo Finansów są krytykowane za niską jakość.
- Trudności technologiczne. Poprawne wdrożenie KSeF wymaga znajomości złożonych zagadnień technicznych, jak np. kryptografia asymetryczna.
Jak przygotować się na KSeF?
Z uwagi na niewielką ilość czasu przedsiębiorcy nie powinny zwlekać z dostosowaniem się do nowych wymogów w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Kroki, jakie ułatwią integrację firmowego oprogramowania z KSeF, to m.in.:
- Śledzenie informacji publikowanych przez Ministerstwo Finansów. W najbliższych tygodniach i miesiącach należy spodziewać się kolejnych komunikatów, które doprecyzują najistotniejsze kwestie.
- Przeszkolenie pracowników. Integracja z KSeF wiąże się zarówno ze zmianami w dotychczasowych procesach, jak i rozwojem kompetencji zespołu.
- Gruntowne przetestowanie wdrożenia. Tylko w ten sposób można upewnić się co do poprawności komunikacji między KSeF a firmowym systemem informatycznym.
- Rozważenie komercyjnych rozwiązań. Przykładem może być API KSeF oferowane przez ksefapi.pl – dzięki logicznej architekturze, przystępnej dokumentacji i bibliotekom programistycznym znacznie ułatwia ono proces integracji.
Artykuł sponsorowany
Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy