Zgodnie z Kodeksem pracy każdy pracodawca zobowiązany jest do rejestrowania czasu pracy swoich pracowników. Dokumentację taką prowadzi się głównie w celu dokładnego ustalania wysokości świadczeń. Sposoby ewidencjonowania czasu pracy wskazuje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – które reguluje wszelkie sprawy związane z dokumentacją pracowniczą. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, jak skutecznie prowadzić rejestrację czasu pracy.
Dlaczego rejestruje się czas pracy?
Rejestrowanie czasu pracy pozwala przede wszystkim na lepsze zarządzanie pracownikami i ich wydajnością. Dzięki prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji możliwe jest określenie, ile czasu zajmuje pracownikowi wykonywanie poszczególnych zadań, a także ustalenie przysługujących im wynagrodzeń – w tym także ustalenie, czy pracownikowi należą się dodatkowe wynagrodzenia, przyznawane za wypracowane nadgodziny lub pracę w dni wolne. Działanie takie jest także pomocne w planowaniu i organizacji pracy oraz w optymalizacji procesów związanych z usługami i produkcją. Rejestracja czasu pracy ważna jest również z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, które określają m.in. maksymalną liczbę godzin pracy – jaką pracownik może odbyć w ciągu tygodnia, a także zobowiązują pracodawcę do rejestrowania czasu pracy pracowników. Prowadzenie właściwej i dobrze zorganizowanej dokumentacji, dotyczącej czasu pracy, jest również ważne ze względu na możliwość lepszego planowania budżetu i kontrolowania kosztów.
Z jakich metod ewidencji czasu pracy warto skorzystać?
Skuteczne rejestrowanie czasu pracy pracowników wymagania przede wszystkim zapoznania się z różnicami między listą obecności a rejestrowaniem czasu pracy. Wielu osobom wydaje się, że ewidencja czasu pracy może być przeprowadzona przy użyciu listy obecności, jednak za pomocą takiej listy jedynie potwierdza się obecność pracownika na danym stanowisku, a obowiązujące obecnie prawo nie obliguje do prowadzenia dokumentacji tego typu. Pracodawcy, którzy przeprowadzają w swoich firmach ewidencję czasu pracy, najczęściej decydują się na korzystanie z tak zwanych czytników zbliżeniowych, jednak coraz chętniej stosowane są również takie urządzenia, jak skanery kodów QR oraz czytniki linii papilarnych. Bardzo wygodne rozwiązanie, zarówno dla pracodawcy jak i pracownika, stanowi także rejestrowanie czasu pracy poprzez zalogowanie się pracownika na przypisane mu konto – przy użyciu konkretnej aplikacji lub strony w przeglądarce internetowej.
Jakie są nowoczesne sposoby na ewidencję czasu pracy?
Na przestrzeni ostatnich lat coraz cięższe stało się prowadzenie ewidencji papierowych – co związane było np. z koniecznością wprowadzenia pracy w trybie zdalnym. Okoliczności te pokazały, że taka forma prowadzenia rejestru czasu pracy nie jest najlepszą opcją dla przedsiębiorców, a także uwidoczniła wady takiej dokumentacji – między innymi czasochłonne zliczanie godzin i niska wiarygodność wpisywanych danych. Właściciele firm coraz częściej decydują się na przeprowadzanie ewidencji przy użyciu stron internetowych, ponieważ cały proces przebiega sprawnie, a pracodawca jest w stanie szybko wygenerować listę obecności, wyeksportować kartę rejestracji czasu pracy, a nawet wprowadzić elektroniczne wnioski urlopowe, co pozwala zaoszczędzić dużo czasu.
Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy