Zmiany dla biur rachunkowych w ramach nowelizacji ustawy AML

Zmiany dla biur rachunkowych w ramach nowelizacji ustawy AML

W Dzienniku Ustaw w dniu 30 kwietnia 2021 r. ogłoszono Ustawę z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy dotyczącej przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a także niektórych innych ustaw. Wydano ją w celu implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2018/843. Nowelizacja zwiększa zakres podmiotowy ustawy – rozszerza zobowiązania w kwestii przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy na podmioty realizujące usługi prowadzenia ksiąg podatkowych, a także usługi związane z udzielaniem opinii lub porad z zakresu prawa podatkowego. Do tej grupy można zaliczyć bez wątpienia biura rachunkowe. Co istotne, na wprowadzenie omawianych zmian nie zostało zbyt wiele czasu – nowelizacja ma wejść w życie 31 lipca 2021 r.

Co obejmuje ustawa o AML?

AML to inaczej anti-money laundering. Ustawa ta dotyczy czynności podejmowanych w celu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. W naszym kraju funkcjonuje od 2018, stanowiąc implementację unijnej dyrektywy. Na początku zawarte w niej obowiązki dotyczyły wyłącznie banków oraz innych, profesjonalnych podmiotów, które zajmują się obrotem znacznymi środkami finansowymi. Wśród nich można wymienić instytucje ubezpieczeniowe, instytucje kredytowe czy biura nieruchomości.

W ramach dyrektywy AML V objęto więc zobowiązaniami te podmioty, u których występuje podwyższone ryzyko prania brudnych pieniędzy albo uczestnictwa w tego typu procederach (według ustawy UE). Jednak wraz z dynamicznymi zmianami w sektorze finansowym, rozszerzono listę omawianych instytucji.

Jakie zmiany wprowadza nowelizacja?

W opublikowanej nowelizacji pojawiły się istotne zmiany. Brak ich implementacji we wskazanym terminie może skutkować poważnymi karami finansowymi. Jedną z ważniejszych zmian jest rozszerzenie katalogu podmiotów zobowiązanych oraz zakresu podmiotowego. Od 31 lipca tego roku ustawa ma dotyczyć także tych podmiotów, które świadczą usługi polegające na prowadzeniu ksiąg podatkowych, sporządzaniu deklaracji, udzielaniu opinii, wyjaśnień lub porad z zakresu przepisów prawa celnego bądź podatkowego, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi.

Według uzasadnienia do projektu ustawy, deklaracje są tutaj traktowane jako wykazy, zeznania, zestawienia oraz informacje, jakie podatnicy zobowiązani muszą przedstawiać na podstawie przepisów prawa podatkowego.

W ramach nowelizacji, księgi podatkowe nie będą tylko księgami wedle ustawy o rachunkowości, ale również zaliczają się do nich: podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, które podatnicy prowadzą ze względu na inne przepisy (m.in. o ordynacji podatkowej). Za to w kwestii czynności doradztwa podatkowego, ustawą są objęci nie tylko doradcy podatkowi, ale też podmioty świadczące usługi w tym zakresie, choć niebędące doradcami podatkowymi. Jak widać, definicja jest tutaj rozumiana szeroko, gdyż ustawowe przesłanki spełnia każdy podmiot, który w ramach działalności udziela pomocy albo wsparcia w sprawach podatkowych. Na tych podmiotach ciążą ustawowe obowiązki.

Do tej pory omawiane obowiązki dotyczyły wyłącznie podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Pojęcie ksiąg rachunkowych jest węższe od ksiąg podatkowych, dlatego dotychczas wymogom ustawy nie podlegały biura prowadzące księgowość uproszczoną, czyli przede wszystkim dla mikroprzedsiębiorstw. Dotyczyło to tylko biur rachunkowych realizujących usługi w ramach pełnej księgowości.

Zmiany wprowadzono również w obowiązkach wynikających ze statusu Beneficjenta Rzeczywistego oraz Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Poszerzono definicję beneficjenta rzeczywistego, zmieniono definicję w przypadku trustów. Oprócz tego ustalono, że beneficjent ma dostarczać niezbędne informacje oraz dokumenty, dzięki którym można dokonać wpisu do CRBR. Każdy z nich powinien przedłożyć dokumenty podmiotom obowiązanym do dokonywania wpisów w CBRB. Niewykonanie tego obowiązku może skutkować karą pieniężną.

Podsumowując, beneficjenci muszą dostarczać podmiotom obowiązanym do dokonywania wpisów w CRBR informacje i dokumenty, inaczej grozi im kara finansowa. Poza tym od 31.10.2021 r. biura rachunkowe w swoich procedurach AML powinny uwzględniać zasady odnotowywania rozbieżności między CRBR a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta, o których biuro posiada informacje (w związku z tym, że stosuje ustawę). Biura muszą również dokumentować wszelkie utrudnienia w ramach weryfikacji tożsamości beneficjenta, a także zasady i tryb aktualizacji wyżej wymienionej tożsamości.

Nowelizacja dopracowuje też obowiązki mające na celu przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy. Instytucje obowiązane powinny odnotowywać i zgłaszać nietypowe lub nienaturalnie złożone transakcje. W ramach tego większość z nich będzie zmuszona wprowadzić nowe, przewidziane dyrektywą procedury. W niektórych przypadkach wystarczy aktualizacja posiadanych procedur. W celu realizacji tego obowiązku, ma odbyć się specjalne szkolenie dla pracowników omawianych instytucji w zakresie AML, które będzie dotyczyć m.in. kwestii ochrony danych osobowych.

Kolejne modyfikacje to m.in. zmiana definicji osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne, podwyższenie kwoty, poniżej której nie trzeba podejmować środków bezpieczeństwa (czyli identyfikacji klienta) z 50 do 150 euro, ustalenie wzmożonych środków należytej staranności wobec klienta w transakcjach, w których biorą udział podmioty związane z krajami wysokiego ryzyka zgodnie z AML.

Sytuacja biur rachunkowych po nowelizacji  

Jak widać, obowiązki dotyczyły do tej pory tylko biur rachunkowych prowadzących księgi rachunkowe w myśl ustawy o rachunkowości. Aktualnie, w związku z nowelizacją, dojdzie do rozszerzenia definicji podmiotu obowiązanego na wszystkie biura rachunkowe, które stanowią podmioty świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg podatkowych oraz doradztwa podatkowego.

Tak samo jak w przypadku banków oraz innych instytucji, każde biuro rachunkowe (nie tylko te realizujące pełną księgowość) będzie zobowiązane do wdrożenia procedur, które pozwolą przeciwdziałać praniu brudnych pieniędzy. Należy zrobić to do 31 lipca, a sama procedura powinna być dostosowana do specyfiki działania konkretnego biura.

Jakie są szczegółowe wymagania dotyczące procedur dla biur rachunkowych? Oto kilka ważnych kwestii, które znajdziemy w art. 50 ustawy o AML:

  • Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za AML – należy wyznaczyć osobę pełniącą funkcję kierowniczą, która zajmie się wykonywaniem obowiązków związanych z AML oraz pracownika, który będzie nadzorować zgodność działalności biura z przepisami. Jeżeli biuro funkcjonuje jako osoba prawna, trzeba wyznaczyć taką osobę spośród organu działającego w imieniu tej osoby prawnej, np. członka zarządu.
  • Przestrzeganie bezpieczeństwa finansowego – biura muszą stosować się do środków bezpieczeństwa finansowego, które przewiduje ustawa, a także przestrzegać ich reguł. Wśród owych środków wymienia się dokumentowanie procesu ustalania beneficjenta rzeczywistego, sposoby pozyskiwania danych od klientów itd. Związane z tym dokumenty mają pozostać w biurze rachunkowym przez minimum 5 lat. Biuro ma również wyznaczyć koordynatora, który będzie przekazywać informacje o transakcjach oraz okolicznościach podejrzanych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Należy ująć tryb zgłaszania tego typu przypadków, co podkreśla art. 50 ust 2 pkt 6 ustawy o AML.
  • Sporządzanie identyfikacji oraz oceny ryzyka – kolejny obowiązek to konieczność identyfikacji oraz oceny ryzyka w kontekście AML związanego z działalnością danego biura rachunkowego. Taką ocenę należy sporządzić co najmniej raz na dwa lata. Identyfikacja i sporządzenie oceny ryzyka powinno być aktualizowane również przed nawiązaniem stosunków gospodarczych z klientem – według kryteriów zawartych w dyrektywie.
  • Kontrola wewnętrzna – podmioty są zobowiązane do uregulowania w procedurze zagadnień z zakresu kontroli wewnętrznej. Zupełnym minimum w tym zakresie jest określenie zasad, trybu i częstotliwości sprawowania kontroli wewnętrznej nad prawidłowością realizacji obowiązków nakładanych przez ustawę.
  • Przeprowadzanie szkoleń – innym obowiązkiem są szkolenia pracowników biura rachunkowego w zakresie wiedzy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. Obowiązek ten znajdował się w ustawie przed nowelizacją, jednak w art. 46 ust 1 V Dyrektywy AML wskazano, że programy szkoleniowe mają dotyczyć również zagadnień związanych z ochroną danych osobowych. Oprócz tego pracownicy powinni mieć możliwość anonimowego zgłaszania potencjalnych i faktycznych naruszeń w zakresie ustawy AML do osób odpowiedzialnych w biurze.

Wnioski. Co zmienia nowelizacja? 

Ustawa o AML, która weszła w życie w 2018 roku, to jedna z najważniejszych ustaw na rynku finansowym na przestrzeni kilku ubiegłych lat. Wprowadziła wiele znaczących zmian. Ostatnia nowelizacja rozszerzyła omawiane w dyrektywie obowiązki o biura rachunkowe nieprowadzące ksiąg rachunkowych, czyli prowadzących także księgowość uproszczoną. Wynika to z rozszerzonej definicji podmiotu obowiązanego.

Dodatkowe wymogi zostaną nałożone na każde biuro rachunkowe z dniem 31 lipca 2021 roku. Wszystkie muszą posiadać własną procedurę AML. Nie ma odgórnych wymagań odnośnie tego, jak powinna wyglądać taka procedura, jednak zalecana jest dokumentowa forma pisemna.

Co istotne, nieprzestrzeganie wymagań może skutkować administracyjną karą pieniężną nałożoną przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Dotychczas (przed nowelizacją) w ramach ustawy AML nakładano kary finansowe za niewywiązanie się ze zobowiązań, m.in. za brak oceny analizy ryzyka, niedostosowaną do wymogów procedurę, czy niestosowanie środków bezpieczeństwa. Ostatnią opublikowaną na stronie Ministerstwa Finansów była kara wynosząca 18 500 zł dla jednoosobowej działalności świadczącej usługi doradztwa podatkowego. Jednocześnie kary mogą być wyższe, gdyż są uzależnione od skali naruszenia, czasu jego trwania, a także możliwości finansowych danej instytucji.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie indywidualnej procedury dla konkretnego biura rachunkowego. Czasu na wprowadzenie zmian zostało niewiele, w związku z czym warto zrobić to jak najszybciej.

Autorzy reprezentują Kancelarię Prawną RPMS Staniszewski & Wspólnicy

Wydanie:

Kategorie: Aktualne, Promocja

Napisz komentarz

Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy