Elektroniczny kadrowiec

Elektroniczny kadrowiec

Rozwój firmy zależy w dużym stopniu od umiejętności wyławiania największych talentów wśród kandydatów do pracy

Pracownicy są największym skarbem każdej firmy, ale także jej najkosztowniejszym składnikiem i środkiem trwałym. Nie wystarczy bowiem zatrudnić ludzi i dać im narzędzia do pracy, trzeba zapewnić im wynagrodzenia odpowiednie do kwalifikacji i sytuacji na rynku płac. Aby przedsiębiorstwo pomyślnie funkcjonowało, trzeba ludźmi odpowiednio pokierować, zmotywować ich do dbałości o firmę i jej majątek, szkolić. Z reguły wszystkie problemy finansowe firmy najszybciej są dostrzegane przez jej pracowników, bowiem przed zatrudnionymi wewnątrz przedsiębiorstwa najtrudniej ukryć kłopoty, jakie powstają na linii firma-bank lub firma-klienci, dostawcy i odbiorcy.
Aby firma utrzymała się na rynku i sprostała konkurencji, musi w stosunku do własnych pracowników prowadzić dynamiczną politykę kadrową, umiejętnie zarządzać własnymi zasobami pracy nie tylko poprzez wynagrodzenia, płace zasadnicze i premie, ale także dbając nieustannie o logiczny przebieg awansów, rekrutować nowych pracowników, szkolić już posiadanych, a także doskonalić organizację pracy.
Od dobrze funkcjonującego działu kadr w przedsiębiorstwie może zależeć zarówno sukces, jak i upadek firmy, jej rozwój lub ograniczanie się. W dobie powszechnej informatyzacji powstały programy komputerowe służące do obsługi i zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie, które wypełniają rozliczne czynności kadrowe tak, aby maksymalnie wykorzystać potencjał zatrudnionych pracowników, sterować ich doborem i obsadą stanowisk, uruchamiać cykle szkolenia, planować wynagrodzenia itd.

Właściwy dobór kadr

Rozwój firmy zależy w dużym stopniu od umiejętności wyławiania największych talentów wśród kandydatów do pracy. Na sukces nowej firmy pracuje się więc od samych jej narodzin, od rekrutacji pracowników. Teoretycznie w przypadku dynamicznych zmian na rynku pracy, określonego stopnia bezrobocia i sporej liczby absolwentów szkół i uczelni, nie powinno być trudności z zatrudnieniem dowolnej liczby osób. Rzecz jednak nie w ilości, ale jakości. Należy zatem nie tylko zachęcić jak największą liczbę osób i przyjąć je do pracy, ale także wywołać wśród nich wysoki poziom zaangażowania do wydajnej pracy tych najlepszych, wybranych spośród dziesiątków, a nawet setek innych. Dokonujący rekrutacji musi pamiętać, że konkurencyjne firmy również starają się wyłowić najlepszych, wiele obiecują. Często więc na rynku pracy toczy się walka o tych samych ludzi i zwycięża ten, kto zaoferuje najlepsze warunki pracy. Wiele starych przedsiębiorstw państwowych, dokonując restrukturyzacji, zaczyna od redukcji nadmiernego zatrudnienia, próbuje też przekwalifikować tych pracowników, którzy nie są dostatecznie wykorzystani w procesie funkcjonowania firmy. Taka działalność również wymaga zastosowania odpowiednich kryteriów doboru. Nowoczesne systemy informatyczne, służące polityce kadrowej, zapewniają metody naboru i doboru kadr bez żmudnej pracy papierkowej, która była cechą tradycyjnej pracy kadrowców, choć oczywiście każdy kandydat do pracy powinien złożyć wymagane dokumenty, dyplomy, życiorys, świadectwa pracy, świadectwo zdrowia itd., to jednak jego dane po wprowadzeniu do systemu przedsiębiorstwa są już bezstronnie katalogowane i oceniane, znika tak brzemienna dla wielu decyzji kadrowych protekcja, system pozwoli wyłonić rzeczywiście najlepszych.

Szkolenia,
które podnoszą efekty

Tak jak dane dotyczące pracowników lub kandydatów do pracy mogą znaleźć się w zintegrowanej, komputerowej bazie danych przedsiębiorstwa, tak samo ma się rzecz z opisami i harmonogramami szkoleń i kursów dla pracowników. Rzecz przecież nie w tym, aby kwalifikować na szkolenia dowolne osoby tylko dlatego, że np. chcą one odpocząć od pracy, albo jest wiele wolnych miejsc na kursie, ale aby każda godzina szkolenia przyniosła już wkrótce konkretny efekt finansowy, produkcyjny, usługowy, by poprawiły się wskaźniki ekonomiczne firmy. Wiadomo, że każde szkolenie kosztuje, system administrowania działalnością szkoleniową musi więc uwzględnić również ten aspekt i tak zarządzać tą działalnością, aby na kursy kwalifikowały się tylko osoby rokujące największe nadzieje na poprawę funkcjonowania danego działu. Podnoszenie kwalifikacji pracowników jest też częścią polityki awansów w przedsiębiorstwie. Dobry kadrowiec, organizując szkolenia dla pracowników, ma już najczęściej gotowy plan indywidualnych karier kadry. Na kursy kieruje się te osoby, co do których firma ma określone nadzieje, które pragnie efektywnie wykorzystać i po to planuje ich rozwój w określonej dziedzinie. Historia kolejnych szkoleń pracownika, lista dyplomów i wyróżnień stanowi o jego osiągnięciach i przydatności do określonych stanowisk. Po wdrożeniu systemu zarządzania kadrami na ekranie komputera można przeglądać zarówno listę oczekujących na kursy, jak i katalog szkoleń. System rejestruje zarówno zapisy, wpłaty, jak też przebieg i zakończenie lub rezygnację z kursu przed jego zakończeniem. Elektroniczny kadrowiec na podstawie tych wszystkich danych pomaga skutecznie podejmować decyzje o awansach, zwolnieniach, przeszeregowaniach, podwyżkach itd.

Ile się ludziom płaci?

Indywidualne warunki płacy w firmie są najczęściej informacją poufną, do której ma dostęp tylko sam pracownik, jego bezpośredni przełożony oraz kadrowiec. Jednak owe dane wprowadzone do systemu komputerowego firmy stanowią razem z innymi danymi finansowymi ważny składnik, potrzebny do analizy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Na każdy rok należy przecież przygotować prognozę działalności, zaplanować koszty utrzymania personelu i zachowania warunków płacy na odpowiednim poziomie. Gospodarka finansowa w firmie musi uwzględnić także wszystkie inne składowe systemu wynagrodzenia – np. dodatkowe świadczenia, potrącenia, pożyczki udzielane pracownikom, odpisy podatkowe, składki ZUS, a także składki na indywidualne ubezpieczenia i fundusze emerytalne. Dopiero te wszystkie składniki układają się w ogólny koszt robocizny. W tradycyjnym systemie księgowości obliczeń tych wszystkich składników dokonywały dziesiątki osób, nowoczesny elektroniczny kadrowiec może przeliczyć wszystkie składniki kosztów dzięki odpowiednio przygotowanym i wdrożonym programom. System pozwala też na pełną kontrolę całej gospodarki finansowej przedsiębiorstwa, co pozwala uniknąć znanych z praktyki wielu przedsiębiorstw, przykrych przypadków pojawienia się w ostatniej chwili braków funduszy.
Poziom płac na danym stanowisku zależy zarówno od ustalonej stawki, jak też indywidualnej wydajności pracy. Dla skomputeryzowanego systemu płac nie ma praktycznie żadnych przeszkód, program dokonuje automatycznie przeliczenia walut podczas procesu wypłaty, jeśli zatrudnia pracowników zagranicznych, może w dowolnej chwili dokonać analizy historii płacy każdego pracownika, umożliwia wprowadzanie zmian w stawkach i obciążeniach płac w dowolnym czasie.

Jak zorganizować ludzi?

Dla poszczególnych pracowników sposób organizacji w firmie jest często niedostrzegalny, ale kadrowiec, który wyposażony jest we wszystkie dostępne narzędzia kontroli i obserwacji, często staje przed koniecznością dokonania jakiejś zmiany. Dzięki systemom zarządzania kadrami można poznać dobrze wszystkie konsekwencje zmiany struktury stanowisk pracy, organizacji całego przedsiębiorstwa i jego działów. Na ekranie komputera można zobaczyć model nowej struktury organizacji pracy np. jak będzie przebiegało funkcjonowanie firmy, jeśli ludzi połączy się w mniejsze grupy, podporządkuje innym centrom decyzyjnym, wyodrębni niektóre komórki w samodzielne podmioty itd. Nierzadko zdarza się, że ten sam zespół pracowników inaczej funkcjonuje, pracując w mniejszych grupach, a inaczej w większych. Dzięki dobrym decyzjom kadrowym, opartym na analizie wyników ekonomicznych można wybrać optymalny sposób organizacji zatrudnionych w firmie. Temu wszystkiemu służą zintegrowane oprogramowania dla przedsiębiorstw, pozwalające zarządzać zasobami ludzkimi.


Aplikacje Oracle E-Business Suite dla przedsiębiorstw są źródłem szybkiego i stałego postępu w firmie. W dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi istnieje Moduł Oracle, w skład którego wchodzą aplikacje zapewniające maksymalizację potencjału zatrudnionych, która połączona jest z minimalizacją kosztów robocizny. Aplikacje do zarządzania zasobami ludzkimi to: Oracle Płace, Oracle Zasoby Ludzkie, Oracle Administracja Szkoleń i Oracle Rekompensata za Sprzedaż.


CO ROBI DZIAŁ PERSONALNY?
(wg “Rzeczpospolitej”)
ZADANIA
W prawie wszystkich firmach działy personalne mają zadania pozwalające im realizować nowocześnie rozumianą politykę personalną. Przede wszystkim: administrowanie sprawami pracowniczymi, rekrutacja i programy szkoleniowe. W ponad 80% firm odpowiadają też za programy motywacyjne i oceny pracownicze (częściej w firmach prywatnych, z kapitałem zagranicznym, w stolicy). Nieco rzadziej (77% i 63%) – także za marketing personalny i wewnętrzny PR (głównie w Warszawie).
NAJWAŻNIEJSZE
64% szefów personalnych za najistotniejsze w pracy swego działu uważa administrowanie sprawami pracowniczymi, 46% – szkolenia i rozwój pracowników, a proces rekrutacji – co trzeci. Programy motywacyjne uważa za najważniejsze 17% badanych, ocenę pracowników – 11%, marketing personalny – 15%, a wewnętrzny public relations – 5%.
DECYZJE
W 60% firm działy personalne współdecydują o przyjmowaniu nowych pracowników. Prezesi częściej ingerują w politykę zatrudnienia w firmach państwowych i w mniejszych miastach. W decyzjach o awansach pracowników personalni współuczestniczą w 41% firm, o zwolnieniach – w ponad połowie. W 54% firm w zleconą działowi personalnemu rekrutację szefowie włączają się na etapie rozmów kwalifikacyjnych, w co trzeciej już na wstępnym etapie – przeglądania życiorysów. W niemal co dziesiątej firmie rekrutacja odbywa się z pominięciem tego działu.


Kim jest dzisiejszy polski kadrowiec?
Według badań przeprowadzonych na zlecenie “Rzeczpospolitej”, w 122 przedsiębiorstwach współczesny kadrowiec to często dyrektor, ale niekoniecznie. I niekoniecznie personalny. Autorzy raportu dla “Rzeczpospolitej” zebrali niemal 50 nazw tego samego stanowiska. Niektóre są jeszcze z minionej epoki (kierownik działu spraw osobowych czy kierownik służb pracowniczych), w większości jednak noszą już nazwy obcojęzyczne (Personnel Deputy Manager, Human Resources Manager) albo nieco zmodernizowane (dyrektor personalny, kierownik działu spraw pracowniczych, kierownik wydziału kadr i szkolenia).

Wydanie: 4/2001

Kategorie: Obserwacje

Napisz komentarz

Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy