Jak zarobić na biurokracji

Jak zarobić na biurokracji

KGHM tworzy najnowocześniejsze w kraju Centrum Usług Księgowych

Szklany sześcian nowoczesnym wyglądem odbija od żółci budynków osiedla KGHM. I – o dziwo – nie stanowi dysonansu wśród spiczastych dachów domów, zbudowanych gdzieś w zamierzchłej epoce początków XX w. Może dlatego, że wszystko tu jest odnowione – jak spod igły. W tym szklanym sześcianie mieścić się będzie najnowocześniejsza część biurokracji Polskiej Miedzi – Centrum Usług Księgowych.

Puste biurka w księgowości

Zmorą wszystkich urzędów i przedsiębiorstw są niezliczone papiery, które zalegają stosami na biurkach, spadają, gubią się. A im jest ich więcej, tym są trudniejsze do znalezienia w odpowiedniej chwili. Centrum Usług Księgowych KGHM nie wpuszcza papierów „na pokoje”. Każdy dokument zostaje natychmiast zeskanowany i zaczyna żyć jako plik w serwerze i – w miarę potrzeb – w dziesiątkach komputerów zainstalowanych na piętrach CUK. Dokument papierowy w podziemnych magazynach będzie spał spokojnie, aż minie tyle lat, że będzie można wrzucić go do niszczarki. Przygotowanych jest aż 6 km półek magazynowych, bo polskie przepisy bardziej jeszcze szanują to, co jest napisane na papierze, niż to, co tkwi w elektronicznej pamięci komputerów. Dotychczas w KGHM co roku pojawiało się 180 tys. faktur, a dokumenty płacowe to około 500 tys. papierów rocznie.
Elektroniczna forma dokumentu wędrować będzie po komputerach CUK. W każdej chwili wiadomo, gdzie ten dokument się znajduje. Więcej – wiadomo, jaką drogę odbył, kto się nim zajmował i kto jaką decyzję podejmował. Nazywa się to „system elektronicznego obiegu i zatwierdzania dokumentów”, dla wtajemniczonych – workflow.

Elektroniczny księgowy

W efekcie nastąpi likwidacja lub zmniejszenie niekorzystnych zjawisk wynikających z dotychczas obowiązującego modelu. Tych zjawisk jest – jak wylicza to projekt działalności CUK – aż dziewięć. Korzyści z wprowadzenia CUK wymienia się o wiele więcej. Mieści się w nich poprawa jakości i dostępności informacji księgowej i zmniejszenie jej kosztów – co najbardziej oczywiste – ale też zmiana roli dyrektorów finansowo-handlowych oddziałów KGHM, którzy będą mogli skoncentrować się na zagadnieniach ekonomicznych i kontrolingowych. Głównym argumentem za wprowadzeniem nowoczesnych metod jest połączenie w jedną całość rozproszonych służb księgowych oddziałów KGHM i jednocześnie doprowadzenie do całkowitej unifikacji ich działań.
Przeróbka ledwie zaczętej – i przerwanej – budowli na siedzibę CUK kosztowała 17 mln zł. Kwadratowy kształt budynku narzucił projektantom konieczność doświetlenia pomieszczeń na wszystkich piętrach. Dlatego wewnątrz jest przestronne atrium, wyglądające jak szklane pudełko – ze szklanym dachem i szklanymi ścianami. W dużych, niepoprzedzielanych ścianami pomieszczeniach biurka ustawiono tak, by każdy pracownik miał szansę na odizolowanie się od kolegów. Wszystko to sprawia wrażenie chłodnej nowoczesności i jednocześnie intymności każdego stanowiska. Pierwsi pracownicy, którzy już przenieśli się tu z dotychczasowych biur, są zadowoleni z nowego miejsca pracy.
Centrum Usług Księgowych to fragment Programu Reorganizacji Finansów i Księgowości przyjętego w KGHM w 2003 r. Obejmuje trzy sfery: CUK – czyli reorganizację usług księgowych, SEF – czyli zmiany w zasadach systemu finansowo-ekonomicznego (prace nad tym projektem właśnie się kończą) i FIN – czyli projekt finanse i ryzyko. Fachowcy uznają, że z tych trzech projektów najbardziej skomplikowany jest właśnie CUK. W prace projektowe i wdrożeniowe zaangażowanych jest około 150 osób – pracowników służb księgowych i biura zarządu oraz ponad 20 konsultantów znanych na świecie firm doradczych.
CUK właśnie rozpoczyna działalność. Pierwszym etapem jest zjednoczenie służb księgowych 11 oddziałów KGHM. Następnie włączony zostanie tu system usług dla wszystkich spółek grupy kapitałowej. W dalszej przyszłości centrum będzie świadczyło usługi dla przedsiębiorstw zewnętrznych. Cały koszt przedsięwzięcia, wraz z budową nowoczesnego systemu informatycznego, obliczono na 40 mln zł.
A rezultaty? W wyniku zmian powstanie najnowocześniejsza w kraju, efektywna organizacja służb księgowych. Liczba zatrudnionych w tych służbach zmniejszy się o ponad 100 osób. Jednak redukcja etatów nie będzie się łączyła ze zwolnieniami wśród pracowników KGHM. Proces zmniejszania zatrudnienia będzie trwał lata i wiązał się z naturalnymi odejściami na emeryturę lub przejściem do innej pracy. Ta reguła obowiązuje przy wszelkich zmianach organizacyjnych w KGHM i najpewniej z tego powodu innowacje organizacyjne nie budzą tu takiego oporu jak w innych wielkich przedsiębiorstwach z równie silnymi związkami zawodowymi.
Wszystkie już wprowadzane i planowane pociągnięcia organizacyjne – o wiele ważniejsze niż zmniejszenie etatów – przyniosą rocznie około 9,5 mln zł oszczędności. To wyliczenie oparte na założeniu, że CUK obsługuje wyłącznie KGHM. Jednak z chwilą przejęcia obsługi ponad 20 spółek grupy kapitałowej oszczędności i korzyści będą znacznie większe. Nawet licząc wyłącznie efekty dla spółki matki, koszt uruchomienia inwestycji zwróci się już po czterech latach!
W dotychczasowej praktyce w centrali i w oddziałach KGHM zidentyfikowano aż 242 procesy księgowe. Proces księgowy to przebieg działań od inicjacji zdarzenia gospodarczego do jego ostatecznego rozliczenia. W blisko 100 procesach będzie zastosowany elektroniczny system obiegu i zatwierdzania dokumentów. Przy czym wszelkie czynności będą się odbywały znacznie szybciej i – co ważne – będą pod pełną kontrolą systemu. Na każdym etapie procesu istnieje możliwość zlokalizowania dokumentu, stwierdzenia, jaką drogę dotychczas przeszedł i kto się nim zajmował. Zamiast podpisu na stosach dokumentów papierowych znajdzie się w systemie komputerowym podpis elektroniczny. Każdy pracownik otrzyma znak elektroniczny – fachowo zwany loginem – jedyny i niepowtarzalny dla każdego uczestnika procesu.

Gonimy nowoczesność

Zanim workflow zostanie zastosowany w pełnym wymiarze, postanowiono przetestować go w Zakładach Górniczych Rudna, jednym z dwóch największych i najbardziej skomplikowanych oddziałów KGHM. Jak się dowiedziałem, pilotażowy rozruch systemu już się sprawdził. Pełny pierwszy etap wdrożenia workflow zostanie zakończony z chwilą osiągnięcia stabilizacji w ostatnim oddziale, w którym zostanie wdrożony system.
Byłem świadkiem małej prezentacji możliwości CUK. W kilkanaście minut dokument – zeskanowany w naszej obecności – przeszedł drogę, która w dotychczasowym systemie zajęłaby kilka ładnych dni. I – co jeszcze ważniejsze – niemal całkowicie została wyeliminowana możliwość popełnienia błędu. A jeżeli mimo wszystko jakiś błąd pojawiłby się na tej drodze, pewność jego wyłapania i naprawienia jest nieomal stuprocentowa.
Centra usługowe podobne do tego, które powstaje w KGHM, nie są wynalazkiem zupełnie nowym. Na świecie istnieje co najmniej kilkadziesiąt sprawdzonych podobnych organizacji usług, mają je m.in. Microsoft, American Express, Kodak itp. W tym w branży miedziowej – co najmniej cztery. W Polsce działa już osiem Centrów Usług Wspólnych. Wszystkie są prowadzone przez zagraniczne firmy mające tu swoje filie. Żadne jednak z istniejących już u nas CUW nie obejmują swoim zasięgiem tak dużej liczby procesów, jak to zaplanowano dla CUK przy KGHM.

 

Wydanie: 45/2005

Kategorie: Kraj

Napisz komentarz

Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy