Pożegnanie z szafami pełnymi teczek

Pożegnanie z szafami pełnymi teczek

Elektroniczne systemy obiegu dokumentów to nie tylko oszczędność papieru, ale i większa niezawodność

Dla większości firm i urzędów zarówno państwowych, jak i prywatnych przekazywanie informacji w formie poleceń służbowych, przygotowywania zapotrzebowań, pism oraz innych dokumentów to elementy codziennej działalności. Tego rodzaju informacje wyzwalają szereg czynności nazywanych procesem i mających realne konsekwencje.

Urlop pod kontrolą

Przykładem takiego procesu jest zatwierdzanie i rejestracja urlopu pracownika. Z pozoru prosta operacja może składać się z kilku kroków oraz odpowiedniej kontroli merytorycznej. Pracownik składa wniosek, następnie wniosek jest akceptowany przez jedną lub kilka osób (przełożeni, potencjalni zastępcy) oraz sprawdzany przez osobę posiadającą w tym zakresie uprawnienia pod kątem formalnej możliwości przyznania urlopu. W konsekwencji takiego prostego procesu urlop może zostać zarejestrowany. W przypadku papierowego obiegu takiego dokumentu pracownik może mieć trudność ze sprawdzeniem, na jakim etapie jest jego sprawa, a sam proces powiadomienia wszystkich zainteresowanych może zająć odpowiednio dużo czasu, wliczając w to uzyskanie odpowiednich podpisów oraz ręczne sprawdzenie informacji w odpowiednim archiwum.
W celu przyspieszenia tego rodzaju procesów organizacje od wielu lat stosują systemy obiegu dokumentów, które usprawniają obieg zarówno wniosków urlopowych, jak również korespondencji, faktur oraz innych dokumentów, których przetworzenie skutkuje udzieleniem urlopu, realizacją zamówienia lub wypłatą pieniędzy. Dobrze zdefiniowane procesy zapewniają, że dokumenty dotrą do odpowiednich osób, które są w stanie wydać decyzję w sprawie, wykonać kontrolę merytoryczną danego dokumentu. Poza zarządzaniem przebiegiem procesu stosuje się również dodatkową automatyzację kontroli przesyłanych zleceń, tak aby do minimum zredukować ryzyko ludzkiej pomyłki. Tego rodzaju oprogramowanie umożliwia zdefiniowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i przypisanie odpowiednich ról do kolejnych kroków procesu z uwzględnieniem automatycznego przesyłania dokumentu do zastępcy w przypadku nieobecności adresata. Firma ABG SA wdraża tego rodzaju systemy, dysponując również własnym produktem wdrożonym w siedzibach spółki na terenie całego kraju.

Unijne fundusze w jednej sieci

Oczywiście omówiony powyżej proces jest bardzo prostym przykładem, z którym każdy z nas ma na co dzień do czynienia. Jednak firma ABG SA zajmuje się również bardziej złożonymi zagadnieniami, wdrażając dedykowane systemy wspierające m.in. obsługę funduszy strukturalnych w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR). Wykonany samodzielnie system OFSA jako narzędzie środków finansowych jest jednym ze strategicznych systemów informatycznych państwa polskiego. Użytkownikami systemu są urzędnicy ARiMR na szczeblach powiatów, województw i centrali, przyjmujący i przetwarzający wnioski o dofinansowanie w ramach funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. Skalę przedsięwzięcia najlepiej ilustrują liczby. System obsługuje ok. 5,7 tys. aktywności biznesowych, ponad 6 tys. reguł biznesowych, ponad 35 tys. aktywnych równolegle procesów, blisko 300 tys. dokumentów przechowywanych w relacyjnych strukturach danych, ponad 1000 użytkowników. Realizowane procesy są o wiele bardziej skomplikowane, ale podobnie jak w przypadku urlopu skutkują wydaniem pewnej decyzji mającej realne konsekwencje. W trakcie realizacji tak ogromnych inwestycji konieczne jest stosowanie standardów stanowiących wspólną płaszczyznę komunikacji między wszystkimi osobami zaangażowanymi w projekt.
Standaryzacja notacji to jedno z ważniejszych wyzwań stojących przed nowoczesnymi systemami informatycznymi kontrolującymi realizację procesów biznesowych firmy. Wprowadzona notacja BPMN oraz inne standardy umożliwiające umieszczanie ludzkich punktów decyzyjnych stanowią podstawę zrozumienia skomplikowanych procesów, ich optymalizację oraz posługiwanie się tym samym językiem między zespołami wdrażającymi system a jego odbiorcami. Nowoczesne platformy pozwalają na symulację procesów, nim zostaną one wdrożone. Wprowadzenie standardów to również możliwość swobodniejszego wyboru dostawcy oprogramowania, ponieważ zdefiniowany proces można uruchomić na platformach różnych dostawców, eliminując w ten sposób ryzyko praktyk monopolistycznych. Opieranie wdrażanych systemów na standardach ma szczególne znaczenie z punktu widzenia utrzymania oraz zapewnienia stałego rozwoju systemu oraz technologii. Postępowanie w zgodzie ze standardami rozwijanymi przez duże światowe organizacje przy współpracy z największymi na świecie dostawcami oprogramowania zapewnia, że system oraz technologia będzie się rozwijać, a na rynku będą obecni specjaliści z danego obszaru.

System nie przegapi terminu

Standaryzacja to również możliwość wykorzystania jednego z szerokiej gamy produktów śledzenia czasu poszczególnych kroków procesu. W przypadku urzędów są to terminy ustawowe, o przekroczeniu których może być powiadamiany odpowiedni menedżer, który jest w stanie podjąć kroki zmierzające do skutecznego rozwiązania takiej sytuacji. W przypadku firm komercyjnych kontrola realizacji kluczowych procesów może się odbić na wynikach finansowych spółki. Przykładem tego rodzaju procesu może być proces fakturowania w spółce telekomunikacyjnej. Na tego rodzaju przedsięwzięcie składa się wiele kroków często od siebie zależnych oraz decyzji, które muszą zostać podjęte we właściwym czasie. Możliwość zautomatyzowania oraz monitorowania takiego procesu to szansa uniknięcia opóźnień lub błędów, które wpłyną na uzyskane wyniki w danym okresie. Nowoczesne standardy to również duża elastyczność i możliwość szybkiej zmiany algorytmów.
Procesy biznesowe stanowią podstawę funkcjonowania każdej organizacji. W ciągu ostatnich lat wdrożono wiele systemów, których celem jest usystematyzowanie i przyspieszenie realizowanych procesów. Z czasem rozpoczęto wprowadzanie coraz większej automatyzacji oraz wspólnych standardów opisu procesów, dzięki którym prościej jest rozmawiać, wdrażać oraz utrzymywać systemy informatyczne.

Krzysztof Parzyjagła, architekt, ABG SA

Wydanie: 47/2009

Kategorie: Nauka

Napisz komentarz

Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy