Zarządzanie przez komputer

Zarządzanie przez komputer

SAP Business One zapewnia uproszczone kierowanie małą firmą i błyskawiczny dostęp do wszystkich danych

Idea pomysłu zawiera się w kilku zdaniach. Małe i średnie firmy mogą stosunkowo tanim kosztem nabyć specjalnie dla nich zaprojektowany system informatyczny SAP Business One, który pozwoli im szybciej się rozwijać i prowadzić wszelkie procesy zarządzania według najnowszych standardów europejskich. Dodatkowym atutem tej propozycji jest zdobycie dofinansowania z europejskiego funduszu PHARE 2000, które może pokryć znaczną część przedsięwzięcia.
Do tej pory firma SAP, lider na światowym rynku oprogramowania dla przedsiębiorstw, zajmowała się dużymi firmami zatrudniającymi setki, a nawet tysiące osób. Teraz przyszedł czas na firmy małe (poniżej 50 zatrudnionych) i średnie (poniżej 250 osób). Podstawowymi warunkami systemu muszą być w tym przypadku prostota obsługi i niewymagające uczenia się obsługi narzędzia, a więc poruszanie się w powszechnie znanym i używanym w Polsce środowisku Windows.

Zarządzanie od komputera

SAP Business One zapewnia takie uproszczone zarządzanie małą firmą, pozwala na pełną kontrolę biznesu i błyskawiczny dostęp do wszystkich danych. Aby obsługiwać system, nie trzeba odbywać specjalnych kursów, Każdy uczy się podstawowych czynności stosunkowo łatwo i samodzielnie. Wszystkie informacje napływają szybko, w czasie rzeczywistym. Dowolne dane wprowadza się do systemu tylko raz, a efekt tej operacji jest natychmiast widoczny w pozostałych częściach systemu i komórkach firmy. Wielu czynności system dokonuje automatycznie – księguje, sumuje faktury, wylicza dochód, prowizje, prowadzi księgę główną, nadzoruje stan kont firmy drukuje i wysyła faksy oraz maile, przypomina o spłatach rat kredytu, ostrzega przed wyczerpaniem się gotówki w kasie itd. Można tutaj zaprojektować właściwy dla firmy obieg dokumentów i mieć pewność, że wszystko zostanie dostarczone na czas. System wyposażony jest w alarmy, np. jeśli ktoś popełni błąd, podejmie niewłaściwą decyzję albo przygotuje dokument bez odpowiedniego podpisu. Posiada też kreator zapytań ułatwiający kontrolę biznesu. Dodatkowym atutem jest nowoczesna technologia Drag&Relate (przenieś i upuść), która umożliwia łatwy dostęp do wszelkich potrzebnych informacji znajdujących się w systemie poprzez pociągnięcie zawartości pola z informacjami z jednego okna do drugiego. To znacznie przyśpiesza podejmowanie decyzji na podstawie porównywania różnych danych.

“Europejskość” systemu

Ważną cechą SAP Business One jest jego dostosowanie do standardów europejskich, które przydają się już teraz, a będą niezbędne w każdej firmie po roku 2004. Owa “europejskość” polega m.in. na prowadzeniu wszelkich zapisów w dwóch walutach, w złotych i euro, na łatwości operowania w kilku językach, dostosowaniu do wielozakładowej struktury firmy, która może mieć swoje filie w kilku miastach, a także za granicą, na dostosowaniu do międzynarodowych standardów oceny jakości ISO itd.
System SAP Business One – podobnie jak inne produkty tej firmy – dostosowany jest do standardowej obsługi klientów firmy. Każdy klient czy partner handlowy ma w systemie odpowiednie miejsce, gdzie gromadzi się jego dane, adresy, kontakty, transakcje nawet zdjęcie i mapkę z dojazdem do jego domu lub firmy. System przygotowany jest do wysłania partnerowi lub klientowi zarówno podziękowania i kolejnej oferty, jak i wezwania do zapłaty, jeśli nie wywiązuje się z warunków umowy. Zawsze można sporządzić raport na temat przebiegu sprzedaży, a także przedstawić dany proces graficznie, za pomocą wykresu. System w każdej chwili pokaże dowolne zestawienie, np. listę dłużników firmy, wypłaty z konta i kalendarz zebrań załogi.

Z małego SAP-a rośnie duży

Inną ważną cechą systemu jest jego otwartość na środowisko zewnętrzne, tzn. Internet i przesyłanie danych do wszystkich odbiorców, partnerów, banków, filii, a także do wewnątrz, na rozszerzanie firmy i co za tym idzie – wprowadzenie bardziej rozbudowanego oprogramowania. O ile SAP Business One zwany jest potocznie “małym SAP-em”, bo służy do obsługi małych i średnich firm, o tyle bardzo łatwe jest połączenie jego podstawowych funkcji i modułów z “dużym SAP-em”, czyli systemami mySAP.com i SAP R/3. Można zresztą założyć, że firma użytkująca małego SAP-a będzie się rozwijać szybciej i z czasem podłączyć się do dużego. Trzeba też pamiętać o motywacyjnej roli systemu informatycznego w firmie. SAP Business One upraszcza i skraca wszelkie procesy decyzyjne. O ile w tradycyjnym systemie każda czynność mająca finansowe skutki musiała być potwierdzana czy uzgadniana z kierownictwem, o tyle posługując się systemem, pracownik uzyskuje potwierdzenie decyzji natychmiast, nie wymaga to narad, jest dokonywane permanentnie, co oznacza, że pracownik działa bardziej twórczo, a jednocześnie każdy poważny błąd jest natychmiast uwidoczniony w raporcie bądź powoduje alarm systemu.

Pomoc w zakupie

SAP sprzedaje swoje produkty poprzez firmy partnerskie. Jedna z nich, Przedsiębiorstwo Informatyczne YUMA z Wrocławia, zorganizowała w czterech miastach Polski seminaria zapoznające przedstawicieli drobnego i średniego biznesu z zaletami systemu SAP Business One i możliwościami dofinansowania jego zakupu.
Otrzymanie dotacji z europejskiego funduszu PHARE wymaga spełnienia szeregu formalności, ale mogą w tym pomóc wyspecjalizowane agendy, Regionalne Instytucje Finansujące i Punkty Konsultacyjno-Doradcze, które dostarczą niezbędnych informacji, a nawet pomogą wypełnić wnioski o dotację. PHARE przyznaje dotacje w wysokości nawet 60% inwestycji służącej poprawie jakości lub wprowadzenia innowacji, sięgające od 1,5 tys. do 10 tys. euro. Trzeba jednak pamiętać, iż dofinansowanie dotyczy tylko kosztów wdrożenia. PHARE nie wspiera kosztów zakupu licencji.
– System SAP Business One w zależności od rozmiarów i struktury firmy kosztuje tyle, ile średniej klasy samochód dostawczy – powiedział podczas seminarium dr Waldemar Faliński z SAP Polska. – Najczęściej nakłady poniesione na zakup oprogramowania zwracają się po roku, dwóch latach.

Pomocne adresy internetowe
www.yuma.pl – Przedsiębiorstw Informatyczne YUMA
www.parp.gov.pl – Państwowa Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

 

Wydanie: 10/2003

Kategorie: Kraj

Napisz komentarz

Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy