Każdemu z nas marzy się scenariusz, w którym kolejki w urzędach przechodzą do lamusa. Tymczasem w ciągu najbliższych dwóch miesięcy możemy się ich spodziewać w urzędach skarbowych – rozliczanie podatku za 2008 r. Czy jest na to recepta?
Rozwiązań prowadzących do likwidacji kolejek jest wiele. Dużo zależy od osób kierujących urzędem, odpowiedzialnych za właściwy podział zadań i efektywność urzędników. Niemało też od autorów przepisów, którzy doprowadzając stopień ich komplikacji do granicy absurdu, zabierają cenny czas i urzędnikom, i petentom. Jednak w dzisiejszych czasach, aby osiągnąć satysfakcjonujący obywateli poziom obsługi, dobra organizacja pracy i przejrzyste, proste prawo nie wystarczą. Trzeba jeszcze skorzystać ze wsparcia, jakie oferują powszechnie dostępne technologie informatyczne.
Bez wychodzenia z domu
Potrzebę wykorzystania informatyki w załatwianiu spraw urzędowych oraz sprawnej współpracy systemów administracji publicznej kilka lat temu dostrzegła Komisja Europejska, powołując do życia programy wspierania rozwoju elektronicznych usług administracji publicznej. Jednym z takich programów jest Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Businesses and Citizens (IDABC), który poświęcony jest wdrażaniu usług elektronicznej administracji w krajach członkowskich Unii Europejskiej. Także w polskiej administracji dzieje się niemało, choć tempo tych zmian nie nadąża jak dotąd za oczekiwaniami obywateli. W jednostkach administracji publicznej działa już wiele systemów, które pozwalają załatwiać sprawy urzędowe bez wychodzenia z domu. Przykładami mogą być inicjatywa związana z przekazywaniem drogą elektroniczną deklaracji podatkowych (e-Deklaracje), składanie dokumentów w ZUS czy załatwianie spraw urzędowych przez regionalne platformy integracyjne takie jak System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej (www.sekap.pl).
Wraz ze wzrostem popularności i dostępności internetu coraz więcej osób chce korzystać z możliwości załatwienia spraw urzędowych za pośrednictwem komputera i sieci.
Zelektronizowany urzędnik
Obecnie można już złożyć podanie na adres e-mail urzędu i opatrzyć je bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jest to jedyna możliwość załatwienia sprawy bez wychodzenia z domu. To jednak za mało, gdyż działania urzędu muszą być prawnie wiążące. Zgodnie z projektem nowelizacji kodeksu postępowania administracyjnego komunikacja z urzędem będzie się odbywać za pośrednictwem jednej skrzynki podawczej – mailowej. Do identyfikacji petenta wystarczy zaufany profil e-PUAP lub inny sposób, jaki urząd uzna za wystarczający. Potwierdzeniem, że podanie dotarło do urzędu, będzie przesyłane mailowo elektroniczne poświadczenie odbioru, zawierające dane umożliwiające ustalenie daty otrzymania dokumentu oraz jego identyfikację. Urzędnicy też będą wyposażani w kwalifikowane bezpieczne podpisy elektroniczne. Jeśli obywatel tego zażąda, urząd będzie musiał przesłać e-mailem decyzję z informacją, że akt administracyjny jest gotowy do odbioru.
Jednak prawdziwie rewolucyjną zmianą, na którą urzędy nie są w większości przygotowane, jest to, że urząd nie będzie mógł żądać od nas przedstawiania zaświadczeń, które może uzyskać elektronicznie z publicznych rejestrów lub za pośrednictwem wymiany informacji z innymi organami. Aby elektroniczna wymiana danych pomiędzy jednostkami administracji była możliwa, ustawa zobowiąże podmioty publiczne do posługiwania się systemami spełniającymi minimalne wymagania określone w rozporządzeniach MSWIA, m.in. do używania systemów gwarantujących interoperacyjność określoną w Krajowych Ramach Interoperacyjności.
Tylko w Częstochowie…
Usługi sieciowe, bardziej znane jako tzw. Web Services, są obecnie wykorzystywane głównie do przeszukiwania stosownych systemów w urzędzie i zwracania wypełnionego formularza, który wystarczy podpisać. Uzyskanie takiego efektu jest możliwe dzięki zastosowaniu ich do integracji wewnętrznych systemów w urzędzie z zastosowaniem architektury Service Oriented Architecture, której podstawowymi elementami są właśnie te usługi oraz ich rejestr. Dzięki umieszczeniu usług w rejestrze możliwe jest ich łatwe wyszukiwanie oraz wielokrotne wykorzystanie przez inne jednostki administracji publicznej. Web Services mogą być udostępniane z wykorzystaniem „szyny usług” Enterprise Service Bus (ESB), która umożliwia m.in. zmianę protokołów komunikacyjnych, dostosowanie zabezpieczeń oraz konwersję formatu danych na potrzeby systemów chcących wykorzystać opublikowane usługi.
Opisane powyżej możliwości systemów informatycznych dostępne są na razie w niewielu instytucjach, z czasem jednak ich przybywa, co daje nadzieję, że za kilka lat większość spraw urzędowych będziemy mogli załatwić, nie wychodząc z domu. Pionierskim rozwiązaniem jest zastosowanie Brokera Integracyjnego Usług Publicznych firmy ABG SA w Częstochowie. System ten zminimalizował konieczność dostarczania dokumentów związanych z uzyskaniem świadczeń pomocy społecznej, jeszcze zanim powstał projekt przepisów, które zmuszą do tego urzędy. Obecnie, by otrzymać zasiłek, wnioskujący musi dostarczyć serię zaświadczeń, m.in. że nie pracuje, nie pobiera dodatków, nie posiada nieruchomości, zamieszkuje na terenie danej gminy. Wszystkie te informacje są w posiadaniu administracji. Ich wydobycie zajmuje obywatelowi wiele dni. W Częstochowie wnioskujący o zasiłek otrzymuje od urzędnika formularz, który zawiera wszystkie informacje wydobyte z różnych instytucji nie w formie zaświadczenia, ale za pośrednictwem Web Services. Tak w praktyce wygląda owa interoperacyjność, o której mówią przepisy. Wnioskujący poświadcza je jedynie własnoręcznym podpisem. W przyszłości – elektronicznym.
Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej i podania nieopatrzone bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym – to tylko niektóre z proponowanych zmian w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz kodeksie postępowania administracyjnego. Projekt przewiduje poszerzenie katalogu podmiotów zobowiązanych do komunikacji elektronicznej z petentem. W proponowanej wersji będą do tego zobowiązane również sądy powszechne i administracyjne, które obecnie są wyłączone z grona zinformatyzowanej administracji. Na papierową formę porozumiewania się będą mogły sobie pozwolić jedynie najwyższe organy państwowe. Proponuje się też umożliwienie wszystkim obywatelom potwierdzania prawdziwości danych zawartych w dowodach rejestracyjnych pojazdów oraz w prawach jazdy.
Mirosław Bartecki Główny architekt
Pion Technologii i Standardów ABG SA
Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy