Sekret bycia sekretarką

Sekret bycia sekretarką

Połowa Polaków jest przekonana, że romanse sekretarek z szefami to biurowa rzeczywistość

– Chce pani, to opowiem kawał? „Dyrektor pyta sekretarkę:
– O czym pani teraz myśli, pani Sylwio? – O tym samym, co pan, panie dyrektorze. – Och, świntuszka z pani…” – Ania zna takich kawałów całe mnóstwo. Większości nauczyła się w swojej pierwszej pracy, resztę dopowiedzieli dowcipni znajomi. – Zaczęłam szukać pracy jeszcze na studiach. Coś takiego, żeby dało się pogodzić z egzaminami. I tak po znajomości trafiłam do biura rachunkowego. Miałam przyjmować klientów, odbierać telefony i być cały czas pod ręką – opowiada Ania. Już pierwszego dnia zasugerowano jej, że współtworzy wizerunek firmy. A skoro tak, to powinna jakoś wyglądać. Najlepiej krótko i kobieco. – Pani to chyba potrafi, pani Aniu? – spytał szef. Wtedy uniosła się honorem i odeszła. Nikt po niej nie płakał, szybko znalazło się kilka chętnych na jej miejsce.
„– Jaki jest twój ideał sekretarki? – pyta jeden dyrektor drugiego. – 20-letnia blondynka z 30-letnim doświadczeniem – pada odpowiedź”.
A jak wygląda idealna sekretarka A.D. 2003? Warto się nad tym zastanowić, tym bardziej że 25 stycznia to w Polsce Dzień Sekretarki i Asystentki.
Wysoka, długonoga blondynka z mniejszą wiedzą czy tęższa pani w średnim wieku z olbrzymim doświadczeniem? Obie kształtują wizerunek firmy, tylko w nieco inny sposób. Ta pierwsza jest od parzenia kawy i miłego uśmiechania się, ale porozmawiać lepiej z tą drugą. Zdaniem Jolanty Nowak, trenera z firmy Door Training, podobne stereotypy ciągle funkcjonują. Choć w dużej mierze to wina samych sekretarek, którym momentami taki wizerunek najwyraźniej odpowiada.
Obecnie wymagania względem sekretarek znacznie wzrosły. A idealna figura nie jest już przepustką do biurowej kariery.
– Szczególnie teraz, przed wejściem do UE pracodawcy poszukują sekretarek z bardzo dobrą znajomością przynajmniej języka angielskiego, mile widziane są też niemiecki i rosyjski. No i jeszcze znajomość komputera, często zagadnień ekonomicznych, handlowych, prawnych i z zakresu public relations – wylicza Halina Füksel ze stowarzyszenia European Management Assistants-Poland. Dodaje jednak, że o dobre sekretarki wcale nie jest łatwo.
Firma Jolanty Nowak jest jedną z kilku organizujących profesjonalne szkolenia dla sekretarek. Ostatnio jednak możliwe jest tylko prowadzenie zajęć otwartych, czyli dla osób z przynajmniej paru firm. Choć nawet wtedy trudno zebrać kilka chętnych. – Zupełnie jakby nie widziały potrzeby doszkalania się. Ale nic nie mam do ładnych sekretarek – zastrzega od razu Jolanta Nowak. – Mój mąż niedawno zmienił pracę i nawet nie widziałam jego nowej sekretarki. To kwestia zaufania.

Fachowa pomoc biurowa
„Dyspozycyjną na stanowisko przyjmę od zaraz”. O pracę sekretarki nie jest trudno. Przynajmniej tak to wygląda w ogłoszeniach.
– Tylko że mało kto poszukuje jeszcze podkasanej dwudziestolatki parzącej kawę, plotkującej przez telefon, rozwiązującej krzyżówki i piłującej paznokcie w obecności interesantów – mówi Halina Füksel.
Chętnych nie brakuje, bo dobra sekretarka może liczyć na niezłą pensję. W polskiej firmie od 1,9 tys. do 3 tys. zł, a w zagranicznej nawet o 40% więcej. Idealna kandydatka ma dwadzieścia kilka lat, ale nie więcej niż trzydzieści. A w pracy najważniejsza jest dla niej dyskrecja. Już samo łacińskie określenie secretarius oznacza właśnie osobę, której powierza się tajemnice.
Pani Krystyna pracuje jako sekretarka dobrych kilkadziesiąt lat. Od zawsze była powszechnie szanowaną „panią Krysią”. – Zmieniali się szefowie, potem to nawet ustrój się zmienił, a ja ciągle miałam pracę. Właśnie dlatego, że nie plotkowałam na lewo i prawo – wspomina. Kiedyś zachorowała i zdecydowała się odejść. Na jej miejsce zatrudniono młodą, przystojną kobietę. – Po kilku tygodniach zadzwonił do mnie szef z pytaniem, jak się czuję i czy mogłabym jednak wrócić do pracy, chociaż na pół etatu. No i się zgodziłam – opowiada pani Krysia. Przyznaje, że nie zna języków i ma trudności z opanowaniem nowoczesnych sprzętów biurowych. Ale w sekretariacie nie ma niczego, co umknęłoby jej uwadze.
Pani Krysia to samorodny talent. Teraz młode dziewczyny ukończyły szkoły, kursy, przestudiowały poradniki, a nawet profesjonalne (cokolwiek by to miało znaczyć) strony internetowe.
I tak w szkołach dla sekretarek oprócz wykładów z podstaw ekonomii, nauki języków obcych, prawa, psychologii, rachunkowości i finansów nie mniej ważną rolę odgrywają zajęcia z umiejętności robienia makijażu, ubierania się, a nawet poruszania. A w jednej z nich na zajęciach uczennice oglądają film z wziętą polską modelką, która przechadza się po wybiegu tam i z powrotem. Obserwują, jak należy poruszać biodrami i w jaki sposób synchronizować ruchy rąk i nóg.
„Musicie wiedzieć, że przecinek stawiacie wtedy, kiedy chcecie oddzielić człony, które ze sobą sąsiadują, a więc poszczególne części zdania. Taka jest podstawowa funkcja przecinków. Na przykład przy wyliczaniu: Pana argumenty są ciekawe, odkrywcze, oryginalne i przekonujące”, to z kolei cytat z jednej z owych profesjonalnych stron WWW. I choć co do wagi tych mądrości można mieć pewne zastrzeżenia, odwiedzających i tak nie brakuje. Są i inne fachowe porady, na przykład ta, dzięki której szybko i skutecznie można pozbyć się nachalnego petenta. I to w kilku językach.
Co do wymagań samych dyrektorów i kierowników, nie są one aż tak wygórowane: – Żeby sekretarka zorganizowała mi podróż służbową. I jeszcze jasno napisała sprawozdania z konferencji i spotkań w firmie. Żebym nie potrzebował potem maszyny deszyfrującej, aby zrozumieć, co miała na myśli. No i nie chcę mieć w sekretariacie ładnej panienki bez własnego zdania. A jeżeli ona sama sprowadza siebie do ulepszonej wersji automatu do robienia kawy, to niech potem nie wymaga ode mnie, żebym pytał ją o opinię.

Biustonosz z fiszbinami
Jak się ubrać i umalować, żeby dobrze reprezentować firmę? Swego czasu znany poznański wizażysta, Olaf Tabaczyński, międzynarodowy mistrz profesjonalnego makijażu, wykreował własny wizerunek sekretarki: „Jej strój ma podkreślać nie indywidualność osoby, ale wtapiać się w to, co ona robi. Powinien stanowić dopełnienie wykonywanej przez nią funkcji”. Zaczyna się nieźle. Tylko że dalsza część opisu budzi już, delikatnie mówiąc, bardzo konkretne skojarzenia. „Gdy dziewczyna się pochyla, wzrok petenta zatrzymuje się na określonych częściach jej ciała. Trzeba o tym pamiętać, zakładając bieliznę. Najpierw powiemy o majtkach. Muszą być pełne. Najlepiej jedwabne albo bawełniane, nie błyszczące, gdyż te zarezerwowane są na wieczór. Ważne, żeby były wygodne, z materiału elastycznego, który sam utrzymuje się na ciele” („Gazeta Wielkopolska”). I jeszcze coś o stanikach. Te, zdaniem wizażysty, mają być z fiszbinami, bo są stabilne i niewyzywające. No i lepiej unikać push-upów. Zdaniem Haliny Füksel, kolor włosów nie przeszkadza w żadnym zawodzie. Wiek może być atutem, ale bez przesady. To specyfika firmy określa, czy sekretarka ma być młodą blondynką, czy czterdziestolatką, u której życie wymusiło naturalny srebrzysty balejaż. A co do młodych pracownic, nie tylko sekretarek, to czasami podkreślają one przesadnie swoją kobiecość nieodpowiednim makijażem, ubiorem lub zachowaniem. A szef i współpracownicy mogą te sygnały opacznie odczytywać i stąd biorą się molestowanie lub mobbing. Czyli wszystko jasne.

Walka ze stereotypem
„Dyrektor prosi sekretarkę, by napisała ogłoszenie, że zebranie odbędzie się we wtorek. Po jakimś czasie sekretarka pyta: – Panie dyrektorze, jak się pisze wtorek? Na końcu jest »k« czy »g«? Dyrektor idzie do biblioteczki. – Przeszukałem w słowniku hasła na »f« i nie znalazłem słowa wtorek! Niech pani napisze, że zebranie odbędzie się w środę”.
– Takie sytuacje to jeszcze zaszłości ubiegłego wieku. Przez wiele lat było tak, że jak młoda osoba nie miała żadnego przygotowania zawodowego, ale miała koneksje, z miejsca dostawała pracę – mówi Halina Füksel. Jest przekonana, że coraz więcej współczesnych sekretarek, bez względu na wiek, jest profesjonalistkami. Niestety, tej wiedzy nie uzyskuje się na studiach licencjackich czy magisterskich. Powinny być zatem kursy sekretarskie przygotowujące do zawodu. Oprócz wiedzy psychologicznej na temat komunikacji i asertywności przydałyby się tam umiejętności opracowywania procedur biurowych, prowadzenia korespondencji oraz bezwzrokowego pisania na komputerze.
W jednej z katowickich firm zajmujących się organizowaniem takich szkoleń dawno już zrezygnowano z kursów dla sekretarek. – Mieliśmy za mało chętnych. Chociaż nasza oferta jest atrakcyjna, tania i dobrze przemyślana, jak dotąd zgłosiły się może dwie panie – mówi pracownica ośrodka.
W innych firmach też raczej trudno o chętnych. – Rozumiem, że dłuższe szkolenia mogą być problematyczne. Bo szef nie da urlopu, będą zaległości w firmie. Ale teraz większość trwa krótko i jest rozłożona w czasie – dziwi się Jolanta Nowak i dodaje: – Na szkoleniach zawsze powtarzam, że praca sekretarki to coś więcej niż miły uśmiech, odbieranie telefonów i segregowanie poczty. Trzeba mieć własną inicjatywę. Moje słuchaczki są zaskoczone: to tak można?
Jednak taki stereotyp to nie tylko wina sekretarek, ale też niektórych szefów. Bo nadal znajdują się tacy, dla których idealny pracownik ma wymiary 90-60-90. Zdaniem wykwalifikowanych sekretarek, takich szefów łatwo rozpoznać. Po białych skarpetkach, pantoflach z szyszkami i garniturze z połyskiem. Ale kto by walczył z takim stereotypem?


Żona na dzień
Sekretarki w krajach skandynawskich, Szwecji i Finlandii, już dawno osiągnęły wysoką pozycję zawodową. Tam sekretarka nazywana jest „dzienną żoną” szefa. I to nie dlatego, że łączy ich łóżko, ale wiele spraw służbowych, wiele dokumentów i wielu ludzi.


– Wśród cech, które szefowie najbardziej cenią u swoich sekretarek, znalazły się: optymizm, pogoda ducha (3%), atrakcyjny wygląd (4%), młodość (5%), delikatność (6%), determinacja (7%), profesjonalizm (11%), bezinteresowność (13%), kultura osobista (16%), dyskrecja (22%) i kompetencja (33%).
– 13% szefów chciałoby, żeby sekretarki witały ich każdego dnia słodkim pocałunkiem w policzek, 7% – porcją najświeższych plotek, 50% – teczką dokumentów do podpisania, a 56% szefów lubi być witanych dobrą, mocną kawą.
– Poranną kawę sekretarka powinna podawać w skromnym kostiumie (71%) lub kolorowej sukience (9%). Gdyby jeszcze pod służbowym strojem znalazł się koronkowy gorset, to 13% szefów byłoby w siódmym niebie.
– Cechy, jakie sekretarki najbardziej cenią u swoich szefów, to: inteligencja (28%), a w dalszej kolejności kompetencja, kultura osobista, opanowanie, optymizm, bezinteresowność, konsekwencja, delikatność, elegancja, poczucie humoru, dyskrecja, otwartość, atrakcyjny wygląd, profesjonalizm, stanowczość i zdolność do kompromisów.
– Panie wykonujące zawód sekretarki pragnęłyby także, żeby szef był przede wszystkim wyrozumiały (94%), przystojny (24%) i skupiony na sprawach zawodowych (27%).
– 70% sekretarek bez zastrzeżeń zgodziłoby się zostać sam na sam ze swoim szefem w biurze po godzinach pracy. 13% to spotkanie wykorzystałoby na rozmowę o podwyżce, 1% – na uwodzenie szefa, a 41% spytałoby o zdrowie żony i dzieci.
– 92% pań zdecydowanie odmówiłoby szefowi, który chciałby umówić się z nimi na randkę, 4% zgodziłoby się na takie spotkanie i tyle samo nie ma na ten temat zdania.
– Jednak aż 51% Polaków, w tym sekretarek, jest przekonanych, że romanse sekretarek z szefami to niestety biurowa rzeczywistość.
(Źródło: badania przeprowadzone 25 sierpnia 1999 r. na potrzeby programu „Polaków Portret Własny”).

Wydanie: 4/2003

Kategorie: Obserwacje

Napisz komentarz

Odpowiedz na treść artykułu lub innych komentarzy